| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
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1.0 Empfänger
Übersichtstabelle
Empfänger sind alle Kunden, denen Produkte geliefert werden sollen.
Alle wichtigen Daten zu Empfängern werden in einer Tabelle aufgelistet, enthalten sind: Empfängernummer, Name, Adresse, weitere Kontakte sowie der Status.
Die Liste lässt sich nach Ländern sortieren. Es können neue Empfänger erstellt werden, bestehende Datensätze bearbeitet oder gelöscht werden und es kann der Status von Empfänger verändert werden.
Auf SYMBIOCOMMERCE können Sie neue Empfänger mit einer Excel-Datei importieren und die bestehenden Empfänger bearbeiten.
Eingepflegte Empfänger-Daten werden auch in der App ausgespielt.
Die folgenden Funktionen stehen Ihnen für die Empfängerverwaltung zur Verfügung:
Aktion | Beschreibung |
|---|---|
 | Mit der Funktion “Importieren” werden Empfängerdaten auf SYMBIOCOMMERCE hochgeladen. Der Importprozess wird durch einen Stepper begleitet. |
 | Mit der Funktion "Bearbeiten" können Stammdaten von bereits existierenden Empfänger-Konten verändert werden. |
 | Mittels “Aktivieren/deaktivieren” lässt sich der Empfängerstatus ändern. Entsprechend des gesetzten Status stehen die Empfänger in der SYMBIO App zur Auswahl zur Verfügung - oder sind entsprechend ausgeblendet. |
 | Mit der Funktion “Löschen” wird der Empfänger aus dem System entfernt. Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung. Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen. |
1.1 Erstellung von Empfängern
1.1.1 Erstellung durch Import
Import
Zur Neuerstellung oder Bearbeitung von Empfänger-Konten kann die Import-Funktion genutzt werden. Hierbei wird eine Excel-Datei hochgeladen, die die Empfänger-Daten enthält und deren Inhalt dann in der Liste dargestellt wird.
Der Import-Prozess wird mit einem Klick auf “Importieren” begonnen. Anschliessend erfolgt ein Wechsel zu einem dreiteiligen Stepper.
Schritt 1: Datei hochladen
Um die Gestaltung einer Import-Datei kennenzulernen, besteht die Möglichkeit, eine Beispieldatei herunterzuladen. Diese kann als Vorlage für den Upload weitergenutzt werden.
Es gibt zwei Modi des Imports: Ein Teil- und ein Komplettimport.
Bei einem Komplettimport werden bestehende Empfängerdaten überschrieben.
Ein Teilimport verändert nur bestehende Konten, die sich auch in der hochgeladenen Liste wiederfinden
.
Die Import-Datei (Format Excel) wird ausserhalb vom Browser fertiggestellt. Nähere Informationen befinden sich unter → Aufbau der Import-Datei
Die fertiggestellte Import-Datei wird vom Benutzer entweder mittels "Drag and Drop" oder per "Browse-Funktion" zum Upload parat gemacht.
Schritt 2: Validierung
Die Import-Datei wird vor dem Abschluss des Uploads validiert. Sollte die Datei kompatibel sein und keine Fehler aufweisen erfolgt eine Weiterleitung zu Schritt 3.
Bei Unstimmigkeiten in der Datei wird eine tabellarische Übersicht gegeben. Es wird dabei unterschieden zwischen Infos (i-Zeichen), Warnungen (Ausrufezeichen im Dreieck) und Fehlern (Ausrufezeichen im Kreis). Die Liste lässt sich nach diesen Merkmalen filtern.
Der Tabelle kann die Art des Hinweises entnommen werden, in welcher Zeile und Spalte der Import-Datei sich das Problem befindet und es wird ein Kurzbeschreib angezeigt.
Informationen und Warnungen können durch einen Klick auf “Weiter” übersprungen werden. Insbesondere Warnungen sollten jedoch darauf geprüft werden, ob es durch die Datei-Upload nicht zu Nachteilen für den Benutzer kommen kann. Dies gilt bei allen Importen.
Fehler müssen korrigiert werden, um den Upload abzuschliessen zu können. Sollte der Informationstext unzureichend sein, dient die Beispieldatei als Vorlage für das korrekte Ausfüllen. Bei weiteren Unklarheiten siehe → Aufbau der Import-Datei
Sollte das Problem weiterhin bestehen, probieren Sie die manuelle Empfänger-Erstellung oder kontaktieren Sie den Support.
Schritt 3: Upload abschliessen
Im dritten und letzten Schritt erfolgt der Import Ihrer Datensätze in das System.
Bei einem erfolgreichen Import werden folgende Informationen angezeigt:
Neue Kundendaten erstellt
Löschung bestehender Kundendaten
Aktualisierung bestehender Kundendaten
Mit einem Klick auf “Empfänger anzeigen” kehrt der Benutzer zurück zur Gesamtübersicht aller Empfänger-Konten.
1.1.2 Empfängerimport - Aufbau der Import-Datei
Die Importdatei beinhaltet die folgenden Datenfelder, die in den Spalten einer Exceldatei eingetragen werden müssen:
Spalten | Pflichtfeld | Optional | Beschreibung |
|---|---|---|---|
recipientIdentification | Empfängeridentifikationsnummer | ||
vatNumber | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) | externalGroupReference | |
name | Name des Empfängers | ||
street | Strasse des Empfängers | ||
streetNumber | Hausnummer | ||
additional | Freies Zusatzfeld, um weitere Informationen zum Empfänger mitzugeben | ||
zipCode | Postleitzahl | ||
city | Stadt | ||
country | Land des Empfängers | ||
phoneNumber | Telefonnummer | ||
Empfängernummer | x | Die Empfängernummer muss für jeden Empfänger eindeutig sein und dient als Identifikator für die entsprechenden Daten. | |
Spezifikation | x | Sie können hiermit definieren, welche Daten in der Excel-Zeile angegeben sind:
Wenn nur ein Wenn In der Beispieldatei können Sie erkennen, dass der Empfänger "Sanitärleistungen Müller" 2 separate Rechnungsadressen und 4 Lieferadressen hat. | |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | x | Bitte tragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT) ein. | |
Externe Gruppenreferenz | x | Die externe Gruppenreferenz ist ein optionales Datenfeld, das verwendet wird, um auf eine externe Gruppe oder ein externes System Bezug zu nehmen oder sie zu identifizieren. Dieses Feld ermöglicht die Verknüpfung von Datensätzen in unserem System mit entsprechenden Einträgen in einem externen System oder einer externen Gruppe. | |
Name | x | ||
Strasse | x | ||
Hausnummer | x | ||
Zusatz | x | Fügen Sie hier zusätzliche Informationen zur Adresse hinzu. | |
PLZ | x | ||
Stadt | x | ||
Telefon | x | ||
x |
1.1.3 Manuelle Erstellung von Empfängern
Erstellen
Mit der Funktion “Erstellen“ können neue Empfänger-Konten manuell auf SYMBIOCOMMERCE angelegt werden.
Die geforderten Daten sind die gleichen wie bei der Import-Datei:
Eindeutige Empfängernummer
Name
Adresse
Kontakt
Steuernummer
Achten Sie vor Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit und Korrektheit der Datensätze.
Mit einem Klick auf Erstellen werden alle Angaben gespeichert. Bei einem Abbruch gehen diese jedoch verloren.
1.2 Manuelle Bearbeitung von Empfängern
1.2.1 Bearbeiten des Stammdatenblattes
Bearbeiten
Die für einen Empfänger hinterlegten Daten können jederzeit auch manuell bearbeitet werden.
Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, gibt es zwei Wege: Ein Empfängerkonto wird in der Gesamtübersicht “Empfänger” ausgewählt (Klick in das Kästchen) und dann “Bearbeiten” gedrückt. Oder die Detailseite des Empfängerkontos wird durch einen direkten Klick auf den Eintrag des Empfängers geöffnet. In diesem Fall muss der Bearbeitungsmodus auf der Detailseite ausgewählt werden.
Anschliessend wechselt die Ansicht zum Stammdatenblatt des ausgewählten Empfängers im Bearbeitungsmodus. Darin aufgeführt sind alle Daten, die entweder durch einen Datei-Import oder beim manuellen Erstellen eines Empfänger-Kontos angegeben werden.
Das Stammdatenblatt kann umgehend geändert werden. Alle Eingaben werden erst mit einem Klick auf “Speichern” gesichert, ein Abbruch der Bearbeitung führt zum Verlust aller Änderungen.
Über die Detailseite des Empfängers kann des Weiteren auch auf die Rechnungs- sowie Lieferadressen zugegriffen werden.
1.2.1 Rechnungsadressen
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Um in die Verwaltung der Rechnungsadressen zu gelangen, muss zunächst in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers gewechselt werden. Danach muss auf den Reiter “Rechnungsadresse” geklickt werden. Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Rechnungsadresse verwendet. Eine abweichende Rechnungsadresse kann in diesem Bereich angelegt werden.
Mit der Filterfunktion können die Adressen durchsucht werden.
Die Funktionen “Erstellen“, “Bearbeiten“ und “Löschen“ stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.
Mit “Erstellen” wechselt die Ansicht zu einem leeren Datenblatt. Dort müssen Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt eingetragen werden. Mit Erstellen werden die Daten gespeichert und der Empfänger angelegt.
Mit “Bearbeiten” wechselt die Ansicht in das gleiche Datenblatt, wo nun Änderungen vorgenommen werden können.
Rechnungsadressen, die entfernt werden sollen, werden per Klick auf das Kästchen ausgewählt und dann mit einem Klick auf “Löschen” gelöscht.
1.2.2 Lieferadressen
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Um in die Verwaltung der Lieferadresse zu gelangen, muss zunächst in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers gewechselt werden. Danach muss auf den Reiter “Lieferadresse” geklickt werden. Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Lieferadresse verwendet. Eine abweichende Lieferadresse kann in diesem Bereich angelegt werden.
Mit der Filterfunktion können die Adressen durchsucht werden.
Die Funktionen “Erstellen“, “Bearbeiten“ und “Löschen“ stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.
Mit “Erstellen” wechselt die Ansicht zu einem leeren Datenblatt. Dort müssen Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt eingetragen werden. Mit Erstellen werden die Daten gespeichert und der Empfänger angelegt.
Mit “Bearbeiten” wechselt die Ansicht in das gleiche Datenblatt, wo nun Änderungen vorgenommen werden können.
Lieferadressen, die entfernt werden sollen, werden per Klick auf das Kästchen ausgewählt und dann mit einem Klick auf “Löschen” gelöscht
1.2.3 Status
Empfänger können die folgenden Status einnehmen:
Status | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
Aktiv |  | Der Status Aktiv sagt aus, dass für diesen Empfänger Bestellungen getätigt werden können, sowie dieser in der SYMBIO App ausgewählt werden kann. |
Inaktiv |  | Durch den Status inaktiv können keine Bestellungen für diesen Empfänger durchgeführt werden. Diese Empfänger sind in der SYMBIO App ausgeblendet. |
Der Status von Empfängern kann von Aktiv auf Inaktiv bzw. andersherum geändert werden. Dafür müssen die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen angewählt werden. Anschliessend kann mit einem Klick auf den Button “Aktivieren/Deaktivieren” der Status wie gewünscht geändert werden.
Der Status eines Empfängers kann genauso auf der Detailseite verändert werden. Nachdem diese aufgerufen wurde, kann in der Funktionenleiste der Button “Deaktivieren” bzw. “Aktivieren” gedrückt werden, um das Empfängerkonto in einen anderen Status zu versetzen.
1.2.4 Löschen
Löschen
Um Empfängerkonten zu löschen bieten sich zwei Möglichkeiten an:
Die Auswahl in der Übersichtsseite: Das zu löschende Konto muss per Klick auf das nebenstehende Kästchen ausgewählt werden. Anschliessend wird der Button “Löschen” betätigt. Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, um die Löschung zu bestätigen oder abzubrechen. Wenn das Empfängerkonto entfernt werden soll, dann muss der Benutzer dies nun bestätigen. Mit einem Klick auf “Abbrechen” wechselt die Ansicht wieder in die Gesamtübersicht, ohne dass der Empfänger gelöscht wurde.
Detailseite: Im Datenblatt des Empfängers kann in der Funktionenleiste der Button “Löschen” genutzt werden. Nachdem dieser angeklickt wurde, muss die Löschung in einem neuen Dialogfeld bestätigt werden. Bei einem Abbruch wechselt die Ansicht wieder auf die Detailseite, ohne dass das betreffende Konto gelöscht wurde.
Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.
Wichtig! Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.