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Table of Contents
minLevel1
maxLevel3

1.0 Empfänger

Übersichtstabelle

Empfänger sind alle Kunden, denen

Produkte geliefert werden sollen

Sie Produkte liefern und Rechnung stellen.

Alle wichtigen Daten zu Empfängern werden in

einer Tabelle aufgelistet, enthalten sind:

der Übersichtstabelle aufgelistet:

  • Empfängernummer,

  • Name,

  • Adresse,

  • weitere Kontakte sowie ,

  • der Status.Die Liste lässt sich nach Ländern sortieren. Es können neue Empfänger erstellt werden, bestehende Datensätze bearbeitet oder gelöscht werden und es kann der Status von Empfänger verändert werden.

Info

Sie können die Übersicht jederzeit durchsuchen und ordnen. Für präzise Ergebnisse nutzen Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter».

Übersichtstabelle Funktionen.pngImage Added

Funktionenleiste in der Übersichtstabelle

Funktionenleiste

Auf SYMBIOCOMMERCE können Sie

neue Empfänger mit einer Excel-Datei importieren und die bestehenden Empfänger bearbeiten. Eingepflegte Empfänger-Daten werden auch in der App ausgespielt

die Daten von Empfängern erfassen oder bestehende Konten bearbeiten. Dies erledigen Sie entweder manuell oder über eine Import-Datei - die genauen Schritte erklären wir unten.

Die folgenden Funktionen stehen Ihnen für die

Empfängerverwaltung

Verwaltung der Empfänger-Konten zur Verfügung:

Aktion

Beschreibung

Image RemovedMit der Funktion «Importieren» werden Empfängerdaten auf SYMBIOCOMMERCE hochgeladen
Image Added

Laden Sie eine von Ihnen zuvor bearbeitete Excel-Datei bei SYMBIOCOMMERCE hoch, die die Daten der Empfänger enthält. Der Importprozess wird durch einen Stepper begleitet

(siehe 1.1.1)

.

Image Removed
Image Added

Mit der Funktion «Bearbeiten» können Sie Stammdaten von

bereits

existierenden Empfänger-Konten

verändert werden

verändern.

Image Removed
Image Added

Mittels «Aktivieren/deaktivieren»

lässt sich der Empfängerstatus ändern. Entsprechend des gesetzten Status stehen die Empfänger

verändern Sie den Status eines Empfängers, sodass diese in der SYMBIO App zur Auswahl

zur Verfügung

stehen - oder ausgeblendet werden

ausgeblendet

.

Image Removed
Image Added

Mit der Funktion «Löschen»

wird der

entfernen Sie den Empfänger dauerhaft aus der Liste

entfernt

. Bereits gelöschte Empfänger können Sie auf SYMBIOCOMMERCE nicht mit der gleichen Empfängernummer

nicht

erneut

angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.

anlegen.

Note

Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.

Eingepflegte Empfänger-Daten sowie alle Änderungen an den bestehenden Konten werden auch in der SYMBIO App ausgespielt.

1.1 Erstellung von Empfängern

1.1.1 Erstellung durch Import

Image Removed

Import

Zur Neuerstellung oder Bearbeitung von
Übersichtstabelle Funktionen.pngImage Added

Für die Erstellung neuer Empfänger-Konten

kann

können Sie die Import-Funktion

genutzt werden. Hierbei wird eine

nutzen. Dann laden Sie eine von Ihnen bearbeitete Excel-Datei

hochgeladen

hoch, die die Empfänger-Daten enthält

und deren Inhalt dann

. Diese werden anschliessend in SYMBIOCOMMERCE in der

Liste

Übersichtsliste dargestellt

wird

.

Der

Sie beginnen den Import-Prozess

wird mit einem Klick auf «Importieren» begonnen. Anschliessend erfolgt ein Wechsel zu einem dreiteiligen Stepper.

, indem Sie in der Funktionenleiste in der Übersichtstabelle den Button «Importieren» drücken. Daraufhin öffnet sich ein dreiteiliger Stepper. Im Folgenden führen wir Sie durch die einzelnen Prozessschritte.

Image Added

Schritt 1: Datei hochladen

Um die Gestaltung einer Import-Datei kennenzulernen,

besteht die Möglichkeit, eine Beispieldatei herunterzuladen

sollten Sie am besten die Beispieldatei herunterladen. Diese kann zudem auch als Vorlage für den Upload

weitergenutzt werden

dienen.

Es gibt zwei Modi des Imports: Ein Teil- und ein Komplettimport.

Bei einem Komplettimport werden

Sie wählen zunächst zwischen Import-Modi:

  • Komplettimport: Dabei werden auch bestehende Empfängerdaten überschrieben.

  • Ein Teilimport verändert nur bestehende

    Teilimport: Sie verändern lediglich die bestehenden Konten, die

    sich

    auch in der hochgeladenen

    Liste wiederfinden

    Datei auftauchen.

Die Import-Datei (

Format

Excel)

wird

stellen Sie ausserhalb vom Browser

durch den Benutzer fertiggestellt. Nähere Informationen befinden sich unter → Aufbau der Import-DateiDie fertiggestellte

selbst fertig.

Die befüllte Import-Datei

wird vom Benutzer

fügen Sie entweder mittels «Drag and Drop» ein oder per machen Sie per «Browse-Funktion» zum Upload parat

gemacht

.

Schritt 2: Validierung

Die Import-Datei wird vor dem Abschluss des Uploads validiert. Sollte die Datei kompatibel sein und keine Fehler aufweisen

erfolgt eine Weiterleitung

leitet Sie das System weiter zu Schritt 3.

Bei Unstimmigkeiten in der Datei wird eine tabellarische Übersicht gegeben. Es wird dabei unterschieden zwischen Infos

Das System blendet Ihnen eine Liste mit Hinweisen und Fehlermeldungen ein:

Informationen (i-Zeichen)

,

Können Sie durch einen Klick auf «Weiter» überspringen.

Warnungen (

Ausrufezeichen

Ausrufenzeichen im Dreieck)

und Fehlern

Können Sie durch einen Klick auf «Weiter» überspringen, sollten Sie jedoch prüfen. Eventuell kann der Upload zu Nachteilen führen.

Fehler (Ausrufezeichen im Kreis)

. Die Liste lässt sich nach diesen Merkmalen filtern.Der Tabelle kann die Art des Hinweises entnommen werden,

Müssen Sie korrigieren, bevor Sie fortfahren können. Orientieren Sie sich beim erneuten Ausfüllen am Fehlertext, der Beispieldatei und auch an den Erklärungen im Handbuch.

In der Tabelle finden Sie aufgelistet, um welches Problem es sich handelt, es wird mit einer Kurzbeschreibung erläutert und Sie erhalten die Information, wo (d.h. in welcher Zeile und Spalte der Import-Datei

sich

) das Problem

befindet und es wird ein Kurzbeschreib angezeigt.

  • Informationen und Warnungen können durch einen Klick auf «Weiter» übersprungen werden. Insbesondere Warnungen sollten jedoch darauf geprüft werden, ob es durch den Datei-Upload nicht zu Nachteilen für den Benutzer kommen kann. Dies gilt grundsätzlich bei allen Importen.

  • Fehler müssen korrigiert werden, um den Upload abzuschliessen zu können. Sollte der Informationstext unzureichend sein, dient die Beispieldatei als Vorlage für das korrekte Ausfüllen. Bei weiteren Unklarheiten siehe → Aufbau der Import-Datei

    • Sollte das Problem

    auftaucht.

    Note

    Sollte ein Problem beim Upload trotz Korrekturen weiterhin bestehen, probieren Sie die manuelle Empfänger-Erstellung oder kontaktieren Sie den Support.

    Schritt 3: Upload abschliessen

    Im dritten und letzten Schritt erfolgt der Import der Datensätze in das System.

    Bei einem erfolgreichen Import werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

    • Neue Kundendaten erstellt

    • Löschung bestehender Kundendaten

    • Aktualisierung bestehender Kundendaten

    Mit einem Klick auf «Empfänger anzeigen»

    kehrt der Benutzer zurück

    kehren Sie zur Gesamtübersicht

    aller

    der Empfänger-Konten zurück.

    1.1.2 Empfängerimport - Aufbau der Import-Datei

    Die Import-Datei beinhaltet die folgenden Datenfelder, die in den Spalten eingetragen werden müssen:

    Spalten

    Pflichtfeld

    Optional

    Beschreibung

    Empfängernummer

    x

    Die Empfängernummer muss für jeden Empfänger eindeutig sein und dient als Identifikator für die entsprechenden Daten.

    Spezifikation

    x

    Sie können hiermit definieren, welche Daten in der Excel-Zeile angegeben sind:

    • Recipient (Empfänger)

    • Invoice (Rechnungsadresse)

    • Delivery (Lieferadresse)

    Wenn nur ein Recipient angegeben ist (ohne zusätzliche Rechnungs- oder Lieferadressen), werden die Informationen vom Empfänger während des Bestellvorgangs für Rechnung und Lieferung kopiert.

    Wenn Invoice und/oder Delivery angeben sind, werden die Klassifizierungen der Empfängernummer in der benachbarten Spalte zugeordnet.

    In der Beispieldatei wird gezeigt, dass der Empfänger «Sanitärleistungen Müller" jeweils zwei Rechnungsadressen und vier Lieferadressen hat.

    Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

    x

    Bitte tragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT) ein.

    Externe Gruppenreferenz

    x

    Die externe Gruppenreferenz ist ein optionales Datenfeld, das verwendet wird, um auf eine externe Gruppe oder ein externes System Bezug zu nehmen oder sie zu identifizieren. Dieses Feld ermöglicht die Verknüpfung von Datensätzen in unserem System mit entsprechenden Einträgen in einem externen System oder einer externen Gruppe. 

    Name

    x

    Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers.

    Strasse

    x

    Hausnummer

    x

    Zusatz

    x

    Fügen Sie hier zusätzliche Informationen zur Adresse hinzu.

    PLZ

    x

    Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers.

    Stadt

    x

    Telefon

    x

    Diese Daten dienen der Kontaktaufnahme.

    E-Mail

    x

    1

    2. Manuelle Erstellung und Bearbeitung von Empfängern

    2.1

    .3

    Manuelle Erstellung von Empfängern

    Erstellen

    Mit der Funktion «Erstellen» können Sie ebenfalls neue Empfänger-Konten anlegen und zwar manuell auf SYMBIOCOMMERCE angelegt werden.

    Die

    geforderten

    benötigten Daten sind die gleichen wie bei der Import-Datei:

    • Eindeutige Empfängernummer

    • Name

    • Post-Adresse

    • Kontakt (Telefon optional)

    • Steuernummer (optional)

    Achten Sie vor Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit und Korrektheit der Datensätze.

    Mit einem Klick auf

    Erstellen

    «Erstellen» werden alle Angaben gespeichert. Bei einem Abbruch gehen diese jedoch verloren.

    1.

    2

    Manuelle Bearbeitung von Empfängern1

    .2

    .1

    Bearbeiten des Stammdatenblattes

    Bearbeiten

    Die für einen Empfänger hinterlegten Daten können Sie jederzeit auch manuell

    bearbeitet werden

    bearbeiten.

    Um

    Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus zu gelangen

    , gibt es zwei Wege: Ein Empfängerkonto wird

    :

    1. Sie wählen ein Empfängerkonto in der Gesamtübersicht

    «Empfänger» ausgewählt

    1. aus (Klick

    in

    1. auf das Kästchen) und drücken dann auf «Bearbeiten»

    gedrückt

    1. .

    Oder

    2. Sie öffnen die Detailseite

    des Empfängerkontos wird

    1. durch einen direkten Klick auf den Eintrag des

    Empfängers geöffnet

    1. Empfängerkontos in der Übersicht. In diesem Fall

    muss der Bearbeitungsmodus

    1. wechseln Sie auf der Detailseite

    ausgewählt werden

    1. in den Bearbeitungsmodus.

    Anschliessend wechselt die Ansicht zum Stammdatenblatt des ausgewählten Empfängers im Bearbeitungsmodus. Darin aufgeführt sind alle Daten, die Sie entweder durch einen Datei-Import oder beim manuellen Erstellen eines Empfänger-Kontos angegeben

    werden

    haben.

    Das

    An dem Stammdatenblatt

    kann umgehend geändert werden

    können Sie umgehend Änderungen vornehmen. Alle Eingaben

    werden erst

    sichern Sie schliesslich mit einem Klick auf «Speichern»

    gesichert, ein

    . Ein Abbruch der Bearbeitung führt zum Verlust aller Änderungen.

    Über die Detailseite des Empfängers

    kann des Weiteren auch auf die

    gelangen Sie dann auch zu den Rechnungs- sowie Lieferadressen

    zugegriffen werden

    .

    1.

    2.

    1

    3 Rechnungsadressen

    Erstellen, Bearbeiten & Löschen

    Um in die Verwaltung der Rechnungsadressen zu gelangen, muss zunächst in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers gewechselt werden. Danach muss auf den Reiter «Rechnungsadresse» geklickt werden.

    Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Rechnungsadressen wechseln.

    Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Rechnungsadresse verwendet. Eine abweichende Rechnungsadresse

    kann

    können Sie in diesem Bereich

    angelegt werden

    angelegen.

  • Mit der Filterfunktion können die Adressen durchsucht werden.

  • Die Funktionen «Erstellen», «Bearbeiten» und «Löschen» stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.

    • Mit «Erstellen» wechselt die Ansicht zu einem leeren Datenblatt. Dort müssen

    Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

    Erstellen

    Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt

    eingetragen werden. Mit Erstellen werden die Daten gespeichert und der Empfänger angelegt.Mit «Bearbeiten» wechselt die Ansicht in das gleiche Datenblatt, wo nun Änderungen vorgenommen werden können.

    des Rechnungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Rechnungsempfänger zu erfassen.

    Bearbeiten

    Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Rechnungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern».

    Löschen

    Rechnungsadressen, die entfernt werden sollen,

    werden

    wählen Sie per Klick auf das Kästchen

    ausgewählt

    aus und dann

    mit einem Klick

    drücken dann auf «Löschen»

    gelöscht

    .

    1.

    2.

    2

    4 Lieferadressen

    Erstellen, Bearbeiten & Löschen

    • Um in die Verwaltung der Lieferadresse zu gelangen, muss zunächst in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers gewechselt werden. Danach muss auf den Reiter «Lieferadresse» geklickt werden. Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Lieferadressen wechseln.

      Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Lieferadresse verwendet. Eine abweichende Lieferadresse kann können Sie in diesem Bereich angelegt werdenangelegen.

    • Mit der Filterfunktion können die Adressen durchsucht werden.

    • Die Funktionen «Erstellen», «Bearbeiten» und «Löschen» stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.

    • Mit «Erstellen» wechselt die Ansicht zu einem leeren Datenblatt. Dort müssen Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

    Erstellen

    Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt

    eingetragen werden. Mit Erstellen werden die Daten gespeichert und der Empfänger angelegt.

  • Mit «Bearbeiten» wechselt die Ansicht in das gleiche Datenblatt, wo nun Änderungen vorgenommen werden können.

    • Lieferadressen

    des Lieferungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Lieferungsempfänger zu erfassen.

    Bearbeiten

    Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Lieferungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern».

    Löschen

    Lieferungsadressen, die entfernt werden sollen,

    werden

    wählen Sie per Klick auf das Kästchen

    ausgewählt

    aus und dann

    mit einem Klick

    drücken dann auf «Löschen»

    gelöscht

    .

    1.

    2.

    3

    5 Status

    Empfänger können die folgenden Status einnehmen:

    Status

    Symbol

    Beschreibung

    Aktiv

    Image Removed

    Der Status Aktiv sagt aus, dass für diesen Empfänger Bestellungen getätigt werden können, sowie dieser in der SYMBIO App ausgewählt werden kann.

    Inaktiv

    Image Removed

    Durch den Status inaktiv können keine Bestellungen für diesen Empfänger durchgeführt werden. Diese Empfänger sind in der SYMBIO App ausgeblendet.

    Der Status von Empfängern kann
    Aktivieren Übersichtstabelle.pngImage Added

    Statusänderung in der Übersichtstabelle

    Statusänderung Detailseite.pngImage Added

    Statusänderung auf der Detailseite

    Sie können den Status von Empfängern (d.h. von Aktiv auf Inaktiv bzw. andersherum geändert werden. Dafür müssen ) ändern.

    In der Übersichtstabelle können Sie dies folgendermassen tun: Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen angewählt werdenaus. Anschliessend kann ändern Sie mit einem Klick auf den Button «Aktivieren/Deaktivieren» der Status wie gewünscht geändert werden.

    Der Status eines Empfängers kann genauso auf der Detailseite verändert werden. Nachdem diese aufgerufen wurde, kann in der Funktionenleiste der Auf der Detailseite können Sie den Status ebenfalls ändern. Nachdem Sie diese aufgerufen haben, drücken Sie in der Funktionenleiste den Button «Deaktivieren» bzw. «Aktivieren» gedrückt werden, um . Nun wird das Empfängerkonto in einen anderen Status zu versetzen.

    1.2.4

    den gewünschten Status versetzt.

    Empfänger können folgende zwei Status einnehmen:

    Status

    Symbol

    Beschreibung

    Aktiv

    		Image Added

    Für diesen Empfänger können Bestellungen ausgelöst werden. Das Konto kann in der SYMBIO App ausgewählt werden.

    Inaktiv

    		Image Added

    Für diesen Empfänger können keine Bestellungen ausgelöst werden. Der Empfänger wird in der SYMBIO App ausgeblendet.

    2.6 Löschen

    Löschen

    Um Empfängerkonten zu löschen bieten sich zwei Möglichkeiten an

    Empfängerkonten können Sie auf zwei Wege löschen:

    1. Die Auswahl in der Übersichtsseite:

    Das zu löschende Konto muss per

    1. Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen

    ausgewählt werden

    1. aus. Anschliessend

    wird der

    1. klicken Sie auf den Button «Löschen»

    betätigt

    1. . Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, um die Löschung zu bestätigen oder abzubrechen. Wenn Sie das Empfängerkonto

    entfernt werden soll

    1. sicher entfernen wollen, dann

    muss der Benutzer

    1. bestätigen Sie dies nun

    bestätigen

    1. .

    Mit einem Klick auf «Abbrechen» wechselt die Ansicht

    1. Bei einem Abbruch wechseln Sie direkt wieder in die Gesamtübersicht, ohne

    dass der Empfänger gelöscht wurde

    1. Änderungen vorgenommen zu haben.

    2. Detailseite: Im Datenblatt des Empfängers

    kann

    1. können Sie in der Funktionenleiste

    der

    1. den Button «Löschen»

    genutzt werden

    1. nutzen. Nachdem

    dieser angeklickt wurde, muss

    1. Sie dort geklickt haben, müssen Sie die Löschung in einem neuen Dialogfeld

    bestätigt werden. Bei einem Abbruch

    1. bestätigen. Sie können diese auch abbrechen, dann wechselt die Ansicht wieder auf die Detailseite, ohne dass das betreffende Konto gelöscht wurde.

    Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.

    Note

    Wichtig! Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.