In der Auftragsverwaltung sehen Sie die Gesamtübersicht aller Aufträge und Angebote.

In der Tabelle werden alle für die Bestellung relevanten Daten angezeigt:

• Bestellnummer

• Bestelldatum

• Wunschlieferdatum

• Auftraggeber

• Name und Nummer des Empfängers

• Auftragssumme

• Status

Alle Aufträge können Sie als PDF herunterladen oder als openTRANS exportieren.

Die Auftragsbestätigung versenden wir als PDF-Datei zusätzlich per E-Mail

: Darin sind zuoberst Rechnungs- und Lieferadresse nebst Informationen zum Lieferanten enthalten. Im zentralen Bereich finden Sie Datum, Ort der Bestätigung, folgend dann die Bestellung selbst mit Bestellnummer, Datum, Wunschlieferdatum, Information zum Status sowie Zusatzinformationen. Darunter dann Bezeichnung, Artikelnummer, Lieferzeit, Menge und der Betrag für die Bestellung (inkl. Versandkosten und der Summe). Anhand der dargestellten Logos können Sie leicht erkennen, wer Ihnen die Auftragsbestätigung geschickt hat (das Gleiche gilt für Angebote).

Neben der angefügten PDF-Datei erhalten Sie auch einen Link zum jeweiligen Auftrag, mit dem Sie den aktuellen Status der Bestellung einsehen können.

In der Übersichtstabelle klicken Sie auf einen Auftrag, um auf die Detailseite zu gelangen.

Die Informationen zur Bestellung werden in verschiedene Abschnitte unterteilt:

Einzelne Positionen in der Bestellung können Sie mit folgenden Funktionen ändern:

• Wunschlieferdatum ergänzen

• Bemerkungen ergänzen

• Rechnungs- und Lieferadresse sowie Bestellinformationen bearbeiten

• Anzahl bearbeiten

• Artikel hinzufügen

• Artikel löschen

• Artikel stornieren

• Versandstatus ändern (erst nach Freigabe der Bestellung möglich)

• Versandgruppe erstellen

Die einzelnen Schritte erklären wir in den nächsten Abschnitten ⤵️

Die Felder Informationen, Rechnungs- und Lieferadresse können Sie jeweils mit einem Klick auf das

blaue «🖍️ »-Symbol

bearbeiten.

Bei der Bearbeitung der Information (Klick auf das «🖍️ »-Symbol) wird ein neues Eingabemenü eingeblendet. Dort können Sie im oberen Feld das Wunschlieferdatum ergänzen. In einem Dropdown-Menü wird Ihnen ein Kalenderblatt gezeigt, wo Sie das entsprechende Datum durch Klicken auswählen. Um den Kalendermonat zu wechseln, nutzen Sie die Pfeiltaste in der rechten, oberen Ecke des Kalenders. Um das Jahr zu wechseln, klicken Sie auf die Jahreszahl in der linken, oberen Ecke.

Im Feld Bemerkungen können Sie weitere Informationen zur Sendung hinterlegen.

Bei der Bearbeitung der Rechnungs- und Lieferadresse erscheint ein neues Dialogfeld mit drei Auswahloptionen:

Wenn das «🖍️ »-Symbol grau erscheint, können Sie keine Änderungen in dem entsprechenden Feld mehr vornehmen.

Einstellungen für Bestellprozesse

• SYMBIOCOMMERCE stellt ein automatisches und ein manuelles Freigabeverfahren zur Verfügung.

• Unter Einstellungen → Bestellmanagement

• können Sie das Freigabeverfahren in einem Dropdown-Menü

• definieren:

  • Bei der automatischen Freigabe entsteht direkt ein Auftrag,

• • den Sie für den Versand abfertigen können.

  • Bei der manuellen Freigabe

• • muss die Bestellung

• • überprüft werden, bevor sie zum Auftrag

• • werden kann. Der

• • Nutzer hat die Möglichkeit die Bestellung zu bearbeiten, freizugeben oder zu stornieren.

Berechtigung für Bestellbestätigungen

Als Account-Administrator

können Sie andere Nutzer für die Freigabe und die Bearbeitung von Bestellungen berechtigen. Die entsprechenden Schritte

vollziehen Sie im Bereich

Nutzer → Rollen.

Sie können andere Nutzer für folgende Aktivitäten berechtigen:

• Bestellmanagement

• Bestelloperationen (d.h. Versand von Bestellungen)

• Bestellbestätigungen

Für die Bearbeitung der Bestellungen können Sie unter Einstellungen → Bestellmanagement zwischen zwei Voreinstellungen wählen:

Auf der

Übersichtsseite der Bestellungen gibt es die Funktionen

«Freigeben» und «Stornieren».

Bei einer Bestellung, die auf dem Status «In Bearbeitung» steht, können Sie noch weitere Artikel hinzufügen oder deren Anzahl verändern. Wenn Sie die gesamte Bestellung abbrechen wollen, klicken Sie in der Funktionenleiste auf den Button «Stornieren».

Mit «Freigeben» ermöglichen Sie, dass Sie oder andere Nutzer weitere Bearbeitungsschritte an der Bestellung vornehmen können.

In der Auftragsübersicht können Sie den aktuellen Status jeder Bestellung kontrollieren:

Statusanzeige

In den Bestellpositionen auf der Detailseite eines Auftrages können Sie ebenfalls den Status einsehen.

Um den Status bearbeiten zu können, müssen Sie als Nutzer mit Ihrer Rolle dazu berechtigt sein.

Wenn Sie bei Artikeln den Status auf «Versandt» ändern wollen, müssen Sie dafür der Lieferant der entsprechenden Artikel sein.

Das System zeigt eine Bestellung erst dann als «Versandt» an, wenn die Artikel in allen Bestellpositionen als «Versandt» markiert wurden.

Die Detailseite enthält eine genaue Auflistung der in Auftrag gegebenen Artikel. Die Bestellpositionen werden mit den relevanten Informationen abgebildet:

• Vorschaubild des Artikels (wenn vorhanden)

• Artikelnummer

• Artikelname

• Lieferzeit

• Status

• Info (siehe Maximale Rabattüberschreitung)

• Menge

• Preis (sowie Versandkosten plus Gesamtsumme unterhalb der Übersicht)

• Versandgruppe

So ergänzen Sie weitere Artikel in der Bestellung:

1. Klicken Sie in der Funktionenleiste der Bestellübersicht auf den Button «+Artikel hinzufügen».

2. Anschliessend wird ein neues Auswahlmenü eingeblendet, das die Artikel in Ihren Verkaufsgruppen (inkl. Partnerprodukte) anzeigt.

3. Zur besseren Übersicht können Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter» nutzen.

4. Fügen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste hinzu, indem Sie auf das kleine Kästchen links klicken.

5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf «Hinzufügen». Wenn Sie die Auswahl widerrufen wollen, dann klicken Sie einfach auf «Abbrechen».

Sie können bereits stornierte Artikel zur Bestellung wieder hinzufügen. Dadurch wechselt der angezeigte Status von «storniert» auf «In Bearbeitung». Die bestellte Menge entspricht zunächst der Mindestbestellmenge, eine Anpassung können Sie mit dem «Anzahl bearbeiten» vornehmen.

Sie können Artikel aus der Bestellübersicht wieder entfernen:

1. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus. Es muss aber immer ein Artikel weniger ausgewählt sein, als die gesamte Bestellung umfasst.

2. Klicken Sie auf den den Button «Löschen».

3. Es erscheint ein neues Dialogfenster. Dort schliessen Sie die Löschung mit einem Klick auf «Bestätigen» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass der/die ausgewählte(n) Artikel aus der Liste entfernt wurde(n).

Sie können einzelne Artikel in der Bestellübersicht stornieren:

1. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus. Es muss aber immer ein Artikel weniger ausgewählt sein, als die gesamte Bestellung umfasst.

2. Klicken Sie auf den den Button «Stornieren».

3. Es erscheint ein neues Dialogfenster. Dort schliessen Sie die Stornierung mit einem Klick auf «Bestätigen» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass der/die ausgewählte(n) Artikel storniert wurde(n).

Sie können bei einer Bestellpositionen kann die Mengenanzahl anpassen:

1. Wählen Sie einen Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus.

2. Klicken Sie auf den den Button «Anzahl bearbeiten».

3. Es erscheint ein Dialogfenster. Sie bekommen die aktuelle Anzahl der Artikel angezeigt und können diese mit Klicken auf kleinen Cursor-Symbole erhöhen oder reduzieren.

4. Mit einem Klick auf «Speichern» schliessen Sie die Anpassung ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass sich die Menge verändert.

Nach der Freigabe einer Bestellung können Sie Ihre Sendung tracken.

Sie können die Option «Versandgruppe» bei Bestellungen nutzen, deren Status auf «Freigegeben», aber noch nicht auf «Versandt» steht. So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus.

2. Klicken Sie auf den den Button «Versandgruppe erstellen».

3. Es wird ein Eingabefeld in der Bestellübersicht eingeblendet. Dort sehen Sie eine Zeile für die Verfolgungsnummer und den Verfolgungslink sowie den/die ausgewählten Artikel.

4. Tragen Sie die Tracking-Informationen, d.h. Nummer und Link, für den/die entsprechenden Artikel ein.

5. Wenn Sie weitere Artikel zu der Versandgruppe hinzufügen wollen, wählen Sie die entsprechenden Artikel aus der Bestellübersicht aus und klicken Sie auf den Button «Artikel hinzufügen».
   Alternativ können Sie auch per Drag-and-drop Artikel aus der Bestellübersicht in die Versandgruppe ziehen oder umgekehrt Artikel aus der Versandgruppe wieder in die Bestellübersicht zurücklegen.

6. Sie können vor dem Abschicken die Mengenanzahl der bestellten Artikel verändern.

7. Die Eingabe schliessen Sie mit einem Klick auf «Versenden» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» wiederum beenden Sie den Vorgang, ohne dass Ihre Eingabe gespeichert werden.

Sofern Sie nicht alle Artikel in der Bestellübersicht versandt haben, wird die getrackte Lieferung von den übrigen Position abgehoben dargestellt. Mehrere Versandgruppen werden dem Datum nach sortiert, d.h. die jüngste steht zuoberst.

Über der getrackten Lieferung sehen Sie die Verfolgungsnummer und können mit einem Klick auf das blaue Kästchen den Verfolgungslink selbst aufrufen.

Wenn Sie ein Nutzer sind, der für die SYMBIO App die Berechtigung «Bis zu 100% Rabatt gewähren» hat, können Sie bei der Erstellung eines Auftrages den maximalen Rabatt überschreiten.

Diese Überschreitung des höchsten Rabattsatzes wird als Information auf der Detailseite der entsprechenden Bestellung vermerkt.

Zudem können Sie als Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung auch den maximalen Rabatt für die gesamte Warenkorbsumme überschreiten.

Hier sehen Sie die Gesamtübersicht aller Angebote. Diese können in der SYMBIO App erstellt werden.

Sobald ein Angebot erstellt worden ist, bekommt der Empfänger eine Benachrichtigung. Sie können die Angebote herunterladen oder in eine Bestellung umwandeln.
Als Empfänger erhalten Sie per E-Mail einen Link, der Sie zur Übersichtsseite Ihrer Angebote führt. Nachdem Sie den Link angeklickt haben, erscheint ein Eingabefeld mit der Aufforderung, Ihre Postleitzahl zur Identifikation einzugeben. Erst danach haben Sie Zugriff auf das Angebot.

Auf der Übersichtsseite können Sie Änderungen am Angebot verfolgen und dieses später annehmen oder ablehnen. Als Empfänger können Sie die Bestellung direkt auslösen. Sobald die Bestellung ausgelöst wurde, wechselt der Status auf “Bestellung ausgelöst”.

In der Übersichtstabelle werden alle für das Angebot relevanten Daten angezeigt:

• Angebotsnummer

• Gültigkeit

• Wunschlieferdatum

• Ersteller

• Name und Nummer des Empfängers

• Angebotssumme

• Status

In der Übersichtstabelle klicken Sie auf ein Angebot, um auf die Detailseite zu gelangen.

Die Informationen zum Angebot werden in verschiedene Abschnitte unterteilt:

Hier können Sie das Angebot als .pdf-Datei herunterladen und abspeichern.

1. Wählen Sie das Kästchen neben dem gewünschte Angebot an. 

2. Klicken Sie in der oberen Funktionsleiste auf «Herunterladen».

3. Die Datei wird auf Ihrem Computer automatisch im Ordner Downloads gespeichert.

Hier können Sie ein Angebot in eine Bestellung umwandeln.

1. Wählen Sie das Kästchen links neben dem gewünschten Angebot an.

2. Klicken Sie auf den Button «Bestellung auslösen».

3. Der Status wechselt zu «Bestellung ausgelöst».

Nun wird die Bestellung generiert, erscheint in der Auftragsliste und steht zur Freigabe bereit.