| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
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1.0 Empfänger
Die Liste lässt sich nach Ländern sortieren. Es können neue Empfänger erstellt werden, bestehende Datensätze bearbeitet oder gelöscht werden und es kann der Status von Empfänger verändert werden.
 | Laden Sie eine von Ihnen zuvor bearbeitete Excel-Datei bei SYMBIOCOMMERCE hoch, die die Daten der Empfänger enthält. Der Importprozess wird durch einen Stepper begleitet. |
 | Mit der Funktion |
 | Mittels |
 | Mit der Funktion |
1.1 Empfängerimport
Import
Zur Neuerstellung oder Bearbeitung von Empfänger-Konten kann
Eingepflegte Empfänger-Daten sowie alle Änderungen an den bestehenden Konten werden auch in der SYMBIO App ausgespielt.
, indem Sie in der Funktionenleiste in der Übersichtstabelle den Button «Importieren» drücken. Daraufhin öffnet sich ein dreiteiliger Stepper. Im Folgenden führen wir Sie durch die einzelnen Prozessschritte.
| Note |
|---|
Bestehende Empfänger, die bei einem Komplettimport nicht in der Excel-Datei vorhanden sind, werden aus der Liste entfernt. |
Informationen und Warnungen können durch einen Klick auf “Weiter” übersprungen werden. Insbesondere Warnungen sollten jedoch darauf geprüft werden, ob es durch die Datei-Upload nicht zu Nachteilen für den Benutzer kommen kann. Dies gilt bei allen Importen.
Fehler müssen korrigiert werden, um den Upload abzuschliessen zu können. Sollte der Informationstext unzureichend sein, dient die Beispieldatei als Vorlage für das korrekte Ausfüllen. Bei weiteren Unklarheiten siehe → Aufbau der Import-Datei
auftaucht.
| Note |
|---|
Sollte ein Problem beim Upload trotz Korrekturen weiterhin bestehen, probieren Sie die manuelle Empfänger-Erstellung oder kontaktieren Sie den Support. |
der Empfänger-Konten zurück.
Spalten | Pflichtfeld | Optional | Beschreibung |
|---|---|---|---|
recipientIdentification | Empfängeridentifikationsnummer | ||
vatNumber | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) | externalGroupReference | |
name | Name des Empfängers | ||
street | Strasse des Empfängers | ||
streetNumber | Hausnummer | ||
additional | Freies Zusatzfeld, um weitere Informationen zum Empfänger mitzugeben | ||
zipCode | Postleitzahl | ||
city | Stadt | ||
country | Land des Empfängers | ||
phoneNumber | Telefonnummer | ||
E-Mail-Adresse |
1.2 Empfänger
Bearbeiten
Bei Bedarf können die für einen bestimmten Empfänger hinterlegten Daten manuell bearbeitet werden.
Durch die Funktion "Bearbeiten" lassen sich die entsprechenden Stammdaten bearbeiten.
Status
Empfänger können die folgenden Status einnehmen:
Status
Symbol
Beschreibung
Aktiv
Der Status Aktiv sagt aus, dass für diesen Empfänger Bestellungen getätigt werden können, sowie dieser in der SYMBIO App ausgewählt werden kann.
Inaktiv
Durch den Status inaktiv können keine Bestellungen für diesen Empfänger durchgeführt werden. Diese Empfänger sind in der SYMBIO App ausgeblendet.
Löschen
Um Empfänger in der Plattform zu löschen, kann der entsprechende Eintrag / die entsprechenden Einträge in der Übersicht auswählt werden.
Im Anschluss erfolgt eine Bestätigungsaufforderung des Löschens, die bestätigt werden muss.
Alternativ kann die Löschfunktion auch auf der Detailseite des Empfängers ausgeführt werden.
Erstellen
Mit der Funktion “Erstellen“ können Sie einen neuen Empfänger manuell auf SYMBIOCOMMERCE anlegen.
2.0 Rechnungsadressen
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Um in die Rechnungsadressen Verwaltung zu gelangen, klicken Sie in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers.
Mit der Filterfunktionen können die Adressen nach Name, Strasse, PLZ, Stadt, Land und Telefonnummer gefiltert werden.
Die Funktionen “Erstellen“, “Bearbeiten“ und “Löschen“ stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.
3.0 Lieferadressen
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Um in die Lieferadressen Verwaltung zu gelangen, klicken Sie in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers.
Mit der Filterfunktion können die Adressen nach Name, Strasse, PLZ, Stadt, Land und Telefonnummer gefiltert werden.
Empfängernummer | x | Die Empfängernummer muss für jeden Empfänger eindeutig sein und dient als Identifikator für die entsprechenden Daten. | |
Spezifikation | x | Sie können hiermit definieren, welche Daten in der Excel-Zeile angegeben sind:
Wenn nur ein Wenn In der Beispieldatei wird gezeigt, dass der Empfänger «Sanitärleistungen Müller" jeweils zwei Rechnungsadressen und vier Lieferadressen hat. | |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | x | Bitte tragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT) ein. | |
Externe Gruppenreferenz | x | Die externe Gruppenreferenz ist ein optionales Datenfeld, das verwendet wird, um auf eine externe Gruppe oder ein externes System Bezug zu nehmen oder sie zu identifizieren. Dieses Feld ermöglicht die Verknüpfung von Datensätzen in unserem System mit entsprechenden Einträgen in einem externen System oder einer externen Gruppe. | |
Name | x | Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers. | |
Strasse | x | ||
Hausnummer | x | ||
Zusatz | x | Fügen Sie hier zusätzliche Informationen zur Adresse hinzu. | |
PLZ | x | Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers. | |
Stadt | x | ||
Telefon | x | Diese Daten dienen der Kontaktaufnahme. | |
x |
Mit der Funktion «Erstellen» können Sie ebenfalls neue Empfänger-Konten anlegen und zwar manuell auf SYMBIOCOMMERCE.
Die benötigten Daten sind die gleichen wie bei der Import-Datei:
Eindeutige Empfängernummer
Name
Post-Adresse
Kontakt (Telefon optional)
Steuernummer (optional)
Achten Sie vor Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit und Korrektheit der Datensätze.
Mit einem Klick auf «Erstellen» werden alle Angaben gespeichert. Bei einem Abbruch gehen diese jedoch verloren.
Die für einen Empfänger hinterlegten Daten können Sie jederzeit auch manuell bearbeiten.
Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus zu gelangen:
Sie wählen ein Empfängerkonto in der Gesamtübersicht aus (Klick auf das Kästchen) und drücken dann auf «Bearbeiten».
Sie öffnen die Detailseite durch einen direkten Klick auf den Eintrag des Empfängerkontos in der Übersicht. In diesem Fall wechseln Sie auf der Detailseite in den Bearbeitungsmodus.
Anschliessend wechselt die Ansicht zum Stammdatenblatt des ausgewählten Empfängers im Bearbeitungsmodus. Darin aufgeführt sind alle Daten, die Sie entweder durch einen Datei-Import oder beim manuellen Erstellen eines Empfänger-Kontos angegeben haben.
An dem Stammdatenblatt können Sie umgehend Änderungen vornehmen. Alle Eingaben sichern Sie schliesslich mit einem Klick auf «Speichern». Ein Abbruch der Bearbeitung führt zum Verlust aller Änderungen.
Über die Detailseite des Empfängers gelangen Sie dann auch zu den Rechnungs- sowie Lieferadressen.
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Rechnungsadressen wechseln.
Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Rechnungsadresse verwendet. Eine abweichende Rechnungsadresse können Sie in diesem Bereich angelegen.
Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Erstellen | Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt des Rechnungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Rechnungsempfänger zu erfassen. |
Bearbeiten | Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Rechnungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern». |
Löschen | Rechnungsadressen, die entfernt werden sollen, wählen Sie per Klick auf das Kästchen aus und dann drücken dann auf «Löschen». |
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Lieferadressen wechseln.
Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Lieferadresse verwendet. Eine abweichende Lieferadresse können Sie in diesem Bereich angelegen.
Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Erstellen | Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt des Lieferungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Lieferungsempfänger zu erfassen. |
Bearbeiten | Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Lieferungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern». |
Löschen | Lieferungsadressen, die entfernt werden sollen, wählen Sie per Klick auf das Kästchen aus und dann drücken dann auf «Löschen». |
Sie können den Status von Empfängern (d.h. von Aktiv auf Inaktiv bzw. andersherum) ändern.
In der Übersichtstabelle können Sie dies folgendermassen tun: Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen aus. Anschliessend ändern Sie mit einem Klick auf den Button «Aktivieren/Deaktivieren» der Status wie gewünscht.
Auf der Detailseite können Sie den Status ebenfalls ändern. Nachdem Sie diese aufgerufen haben, drücken Sie in der Funktionenleiste den Button «Deaktivieren» bzw. «Aktivieren». Nun wird das Empfängerkonto in den gewünschten Status versetzt.
Empfänger können folgende zwei Status einnehmen:
Status | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
Aktiv |  | Für diesen Empfänger können Bestellungen ausgelöst werden. Das Konto kann in der SYMBIO App ausgewählt werden. |
Inaktiv |  | Für diesen Empfänger können keine Bestellungen ausgelöst werden. Der Empfänger wird in der SYMBIO App ausgeblendet. |
Empfängerkonten können Sie auf zwei Wege löschen:
Die Auswahl in der Übersichtsseite: Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen aus. Anschliessend klicken Sie auf den Button «Löschen». Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, um die Löschung zu bestätigen oder abzubrechen. Wenn Sie das Empfängerkonto sicher entfernen wollen, dann bestätigen Sie dies nun. Bei einem Abbruch wechseln Sie direkt wieder in die Gesamtübersicht, ohne Änderungen vorgenommen zu haben.
Detailseite: Im Datenblatt des Empfängers können Sie in der Funktionenleiste den Button «Löschen» nutzen. Nachdem Sie dort geklickt haben, müssen Sie die Löschung in einem neuen Dialogfeld bestätigen. Sie können diese auch abbrechen, dann wechselt die Ansicht wieder auf die Detailseite, ohne dass das betreffende Konto gelöscht wurde.
Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.
| Note |
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Wichtig! Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen. |
