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Table of Contents
minLevel1
maxLevel3

1.0 Empfänger

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Empfänger

Übersichtstabelle

Empfänger sind alle Kunden, denen

Produkte geliefert werden sollen

Sie Produkte liefern und Rechnung stellen.

Alle wichtigen Daten zu Empfängern werden in

einer Tabelle aufgelistet, enthalten sind:

der Übersichtstabelle aufgelistet:

  • Empfängernummer,

  • Name,

  • Adresse,

  • weitere Kontakte

sowie

  • ,

  • der Status.

  • Die Liste lässt sich nach Ländern sortieren. Es können neue Empfänger erstellt werden, bestehende Datensätze bearbeitet oder gelöscht werden und es kann der Status von Empfänger verändert werden.

    • Auf SYMBIOCOMMERCE können Sie neue Empfänger mit einer Excel-Datei importieren und die bestehenden Empfänger bearbeiten. Eingepflegte Empfänger-Daten werden auch in der App ausgespielt

    Info

    Sie können die Übersicht jederzeit durchsuchen und ordnen. Für präzise Ergebnisse nutzen Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter».

    Inhalt

    Table of Contents
    minLevel1
    maxLevel2
    outlinefalse
    typelist
    printablefalse

    Funktionenleiste

    Auf SYMBIOCOMMERCE können Sie die Daten von Empfängern erfassen oder bestehende Konten bearbeiten. Dies erledigen Sie entweder manuell oder über eine Import-Datei - die genauen Schritte erklären wir unten.

    Die folgenden Funktionen stehen Ihnen für die

    Empfängerverwaltung

    Verwaltung der Empfänger-Konten zur Verfügung:

    Aktion

    Beschreibung

    Image RemovedMit der Funktion “Importieren” werden Empfängerdaten auf SYMBIOCOMMERCE hochgeladen
    Image Added

    Laden Sie eine von Ihnen zuvor bearbeitete Excel-Datei bei SYMBIOCOMMERCE hoch, die die Daten der Empfänger enthält. Der Importprozess wird durch einen Stepper begleitet.

    Image Removed
    Image Added

    Mit der Funktion

    "

    «Bearbeiten

    "

    » können Sie Stammdaten von

    bereits

    existierenden Empfänger-Konten

    verändert werden

    verändern.

    Image Removed
    Image Added

    Mittels

    “

    «Aktivieren/deaktivieren

    ” lässt sich der Empfängerstatus ändern. Entsprechend des gesetzten Status stehen die Empfänger

    » verändern Sie den Status eines Empfängers, sodass diese in der SYMBIO App zur Auswahl

    zur Verfügung

    stehen - oder

    sind entsprechend

    ausgeblendet werden.

    Image Removed
    Image Added

    Mit der Funktion

    “Löschen” wird der Empfänger aus dem System entfernt

    «Löschen» entfernen Sie den Empfänger dauerhaft aus der Liste. Bereits gelöschte Empfänger können Sie auf SYMBIOCOMMERCE nicht mit der gleichen Empfängernummer

    nicht

    erneut

    angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.

    anlegen.

    Note

    Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.

    1.1

    Image Added

    Eingepflegte Empfänger-Daten sowie alle Änderungen an den bestehenden Konten werden auch in der SYMBIO App ausgespielt.

    Erstellung von Empfängern

    1.1.1 Erstellung

    durch Import

    Image Removed

    Import

    Zur Neuerstellung oder Bearbeitung von

    Für die Erstellung neuer Empfänger-Konten

    kann

    können Sie die Import-Funktion

    genutzt werden. Hierbei wird eine

    nutzen. Dann laden Sie eine von Ihnen bearbeitete Excel-Datei

    hochgeladen

    hoch, die die Empfänger-Daten enthält

    und deren Inhalt dann

    . Diese werden anschliessend in SYMBIOCOMMERCE in der

    Liste

    Übersichtsliste dargestellt

    wird

    .

    Der

    Sie beginnen den Import-Prozess

    wird mit einem Klick auf “Importieren” begonnen. Anschliessend erfolgt ein Wechsel zu einem dreiteiligen Stepper.

    , indem Sie in der Funktionenleiste in der Übersichtstabelle den Button «Importieren» drücken. Daraufhin öffnet sich ein dreiteiliger Stepper. Im Folgenden führen wir Sie durch die einzelnen Prozessschritte.

    Image Added

    Schritt 1: Datei hochladen

    Um die Gestaltung einer Import-Datei kennenzulernen,

    besteht die Möglichkeit, eine Beispieldatei herunterzuladen

    sollten Sie am besten die Beispieldatei herunterladen. Diese kann zudem auch als Vorlage für den Upload

    weitergenutzt werden

    dienen.

    Es gibt zwei Modi des Imports: Ein Teil- und ein Komplettimport. Bei einem Komplettimport werden

    Sie wählen zunächst zwischen Import-Modi:

    • Komplettimport: Dabei werden auch bestehende Empfängerdaten überschrieben.

    Ein Teilimport verändert nur bestehende

    • Teilimport: Sie verändern lediglich die bestehenden Konten, die

    sich

    • auch in der hochgeladenen

    Liste wiederfinden. Eine Wahl zwischen beiden Modi muss vor dem Import erfolgen

    • Datei auftauchen.

    Die Import-Datei (

    Format

    Excel)

    wird

    stellen Sie ausserhalb vom Browser

    fertiggestellt. Nähere Informationen befinden sich unter → Aufbau der Import-Datei

    selbst fertig.

    Die

    fertiggestellte

    befüllte Import-Datei

    wird vom Benutzer

    fügen Sie entweder mittels

    "Drag and Drop" oder per "Browse-Funktion"

    «Drag and Drop» ein oder per machen Sie per «Browse»-Funktion zum Upload parat

    gemacht

    .

    Image Removed

    Datei hochladen.pngImage Added
    Note

    Bestehende Empfänger, die bei einem Komplettimport nicht in der Excel-Datei vorhanden sind, werden aus der Liste entfernt.

    Schritt 2: Validierung

    Die Import-Datei wird vor dem Abschluss des Uploads validiert. Sollte die Datei kompatibel sein und keine Fehler aufweisen

    erfolgt eine Weiterleitung

    leitet Sie das System weiter zu Schritt 3.

    Bei Unstimmigkeiten in der Datei wird eine tabellarische Übersicht gegeben. Es wird dabei unterschieden zwischen Infos

    Das System blendet Ihnen eine Liste mit Hinweisen und Fehlermeldungen ein:

    Informationen (i-Zeichen)

    ,

    Können Sie durch einen Klick auf «Weiter» überspringen.

    Warnungen (

    Ausrufezeichen

    Ausrufenzeichen im Dreieck)

    und Fehlern

    Können Sie durch einen Klick auf «Weiter» überspringen, sollten Sie jedoch prüfen. Eventuell kann der Upload zu Nachteilen führen.

    Fehler (Ausrufezeichen im Kreis)

    . Die Liste lässt sich nach diesen Merkmalen filtern.Der Tabelle kann die Art des Hinweises entnommen werden,

    Müssen Sie korrigieren, bevor Sie fortfahren können. Orientieren Sie sich beim erneuten Ausfüllen am Fehlertext, der Beispieldatei und auch an den Erklärungen im Handbuch.

    In der Tabelle finden Sie aufgelistet, um welches Problem es sich handelt, es wird mit einer Kurzbeschreibung erläutert und Sie erhalten die Information, wo (d.h. in welcher Zeile und Spalte der Import-Datei

    sich

    ) das Problem

    befindet und es wird ein Kurzbeschreib angezeigt.

  • Informationen und Warnungen können durch einen Klick auf “Weiter” übersprungen werden. Insbesondere Warnungen sollten jedoch darauf geprüft werden, ob es durch die Datei-Upload nicht zu Nachteilen für den Benutzer kommen kann. Dies gilt bei allen Importen.

  • Fehler müssen korrigiert werden, um den Upload abzuschliessen zu können. Sollte der Informationstext unzureichend sein, dient die Beispieldatei als Vorlage für das korrekte Ausfüllen. Bei weiteren Unklarheiten siehe → Aufbau der Import-Datei

    • Sollte das Problem

    auftaucht.

    Validierung.pngImage Added

    Note

    Sollte ein Problem beim Upload trotz Korrekturen weiterhin bestehen, probieren Sie die manuelle Empfänger-Erstellung oder kontaktieren Sie den Support.

    Image Removed

    Schritt 3: Upload abschliessen

    Im dritten und letzten Schritt erfolgt der Import

    Ihrer

    der Datensätze in das System.

    Bei einem erfolgreichen Import werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

    • Neue Kundendaten erstellt

    • Löschung bestehender Kundendaten

    • Aktualisierung bestehender Kundendaten

    Mit einem Klick auf

    “Empfänger anzeigen” kehrt der Benutzer zurück

    «Empfänger anzeigen» kehren Sie zur Gesamtübersicht

    aller

    der Empfänger-Konten zurück.

    Image Added
    1.1.2

    Empfängerimport

    -


    Aufbau der Import-Datei

    Die

    Importdatei

    Import-Datei beinhaltet die folgenden Datenfelder, die in den Spalten

    einer Exceldatei

    eingetragen werden müssen:

    Spalten

    Pflichtfeld

    Optional

    Beschreibung

    recipientIdentification

    Empfängeridentifikationsnummer

    vatNumber

    Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

    externalGroupReference

    name

    Name des Empfängers

    street

    Strasse des Empfängers

    streetNumber

    Hausnummer

    additional

    Freies Zusatzfeld, um weitere Informationen zum Empfänger mitzugeben

    zipCode

    Postleitzahl

    city

    Stadt 

    country

    Land des Empfängers

    phoneNumber

    Telefonnummer

    email

    E-Mail-Adresse

    1.1.3 Manuelle Erstellung von Empfängern

    Image Removed

    Erstellen

    Mit der Funktion “Erstellen“ können neue Empfänger-Konten manuell auf SYMBIOCOMMERCE angelegt werden.

    Die geforderten

    Empfängernummer

    x

    Die Empfängernummer muss für jeden Empfänger eindeutig sein und dient als Identifikator für die entsprechenden Daten.

    Spezifikation

    x

    Sie können hiermit definieren, welche Daten in der Excel-Zeile angegeben sind:

    • Recipient (Empfänger)

    • Invoice (Rechnungsadresse)

    • Delivery (Lieferadresse)

    Wenn nur ein Recipient angegeben ist (ohne zusätzliche Rechnungs- oder Lieferadressen), werden die Informationen vom Empfänger während des Bestellvorgangs für Rechnung und Lieferung kopiert.

    Wenn Invoice und/oder Delivery angeben sind, werden die Klassifizierungen der Empfängernummer in der benachbarten Spalte zugeordnet.

    In der Beispieldatei wird gezeigt, dass der Empfänger «Sanitärleistungen Müller" jeweils zwei Rechnungsadressen und vier Lieferadressen hat.

    Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

    x

    Bitte tragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT) ein.

    Externe Gruppenreferenz

    x

    Die externe Gruppenreferenz ist ein optionales Datenfeld, das verwendet wird, um auf eine externe Gruppe oder ein externes System Bezug zu nehmen oder sie zu identifizieren. Dieses Feld ermöglicht die Verknüpfung von Datensätzen in unserem System mit entsprechenden Einträgen in einem externen System oder einer externen Gruppe. 

    Name

    x

    Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers.

    Strasse

    x

    Hausnummer

    x

    Zusatz

    x

    Fügen Sie hier zusätzliche Informationen zur Adresse hinzu.

    PLZ

    x

    Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers.

    Stadt

    x

    Telefon

    x

    Diese Daten dienen der Kontaktaufnahme.

    E-Mail

    x

    Manuelle Erstellung und Bearbeitung von Empfängern

    Alternativ können Sie Empfänger manuell in SYMBIOCOMMERCE und in der SYMBIO App anlegen und bearbeiten.

    Manuelle Erstellung von Empfängern

    Mit der Funktion «Erstellen» können Sie ebenfalls neue Empfänger-Konten anlegen und zwar manuell auf SYMBIOCOMMERCE.

    Die benötigten Daten sind die gleichen wie bei der Import-Datei:

    • Eindeutige Empfängernummer

    • Name

    • Post-Adresse

    • Kontakt (Telefon optional)

    • Steuernummer (optional)

    Achten Sie vor Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit und Korrektheit der Datensätze.

    Mit einem Klick auf

    Erstellen 1.2.1

    «Erstellen» werden alle Angaben gespeichert. Bei einem Abbruch gehen diese jedoch verloren.

    1.2 Manuelle Bearbeitung von Empfängern

    Image Added

    Bearbeiten des Stammdatenblattes

    Image Removed

    Bearbeiten

    Die für einen Empfänger hinterlegten Daten können Sie jederzeit auch manuell

    bearbeitet werden

    bearbeiten.

    Um

    Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus zu gelangen

    , gibt es zwei Wege: Ein Empfängerkonto wird

    :

    1. Sie wählen ein Empfängerkonto in der Gesamtübersicht

    “Empfänger” ausgewählt

    1. aus (Klick

    in

    1. auf das Kästchen) und drücken dann

    “Bearbeiten” gedrückt. Oder

    1. auf «Bearbeiten».

    2. Sie öffnen die Detailseite

    des Empfängerkontos wird

    1. durch einen direkten Klick auf den Eintrag des

    Empfängers geöffnet

    1. Empfängerkontos in der Übersicht. In diesem Fall

    muss der Bearbeitungsmodus

    1. wechseln Sie auf der Detailseite

    ausgewählt werden

    1. in den Bearbeitungsmodus.

    Anschliessend wechselt die Ansicht zum Stammdatenblatt des ausgewählten Empfängers im Bearbeitungsmodus. Darin aufgeführt sind alle Daten, die Sie entweder durch einen Datei-Import oder beim manuellen Erstellen eines Empfänger-Kontos angegeben

    werden

    haben.

    Das

    An dem Stammdatenblatt

    kann umgehend geändert werden

    können Sie umgehend Änderungen vornehmen. Alle Eingaben

    werden erst

    sichern Sie schliesslich mit einem Klick auf

    “Speichern” gesichert, ein

    «Speichern». Ein Abbruch der Bearbeitung führt zum Verlust aller Änderungen.

    Über die Detailseite des Empfängers

    kann des Weiteren auch auf die

    gelangen Sie dann auch zu den Rechnungs- sowie Lieferadressen

    zugegriffen werden

    .

    1.2.1 Rechnungsadressen

    Image Removed
    Image Added

    Rechnungsadressen

    Erstellen, Bearbeiten & Löschen

    Um in die Verwaltung der Rechnungsadressen zu gelangen, muss zunächst in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers gewechselt werden. Danach muss auf den Reiter “Rechnungsadresse” geklickt werden.

    Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Rechnungsadressen wechseln.

    Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Rechnungsadresse verwendet. Eine abweichende Rechnungsadresse

    kann

    können Sie in diesem Bereich

    angelegt werdenMit “Erstellen” wechselt die Ansicht zu einem leeren Datenblatt. Dort müssen

    angelegen.

  • Mit der Filterfunktion können die Adressen durchsucht werden.

  • Die Funktionen “Erstellen“, “Bearbeiten“ und “Löschen“ stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.

    • Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

    Erstellen

    Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt

    eingetragen werden. Mit Erstellen werden die Daten gespeichert und der Empfänger angelegt.Mit “Bearbeiten” wechselt die Ansicht in das gleiche Datenblatt, wo nun Änderungen vorgenommen werden können.

    des Rechnungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Rechnungsempfänger zu erfassen.

    Bearbeiten

    Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Rechnungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern».

    Löschen

    Rechnungsadressen, die entfernt werden sollen,

    werden

    wählen Sie per Klick auf das Kästchen

    ausgewählt

    aus und dann drücken dann

    mit einem Klick

    auf

    “Löschen” gelöscht

    «Löschen».

    Rechnungsadressen Verwaltung.pngImage Added

    1.2.2

    Lieferadressen

    Image Removed

    Erstellen, Bearbeiten & Löschen

    Um in die Verwaltung der Lieferadresse zu gelangen, muss zunächst in die Detailansicht eines spezifischen Empfängers gewechselt werden. Danach muss auf den Reiter “Lieferadresse” geklickt werden.

    • Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Lieferadressen wechseln.

      Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Lieferadresse verwendet. Eine abweichende Lieferadresse

    kann

    • können Sie in diesem Bereich

    angelegt werdenMit “Erstellen” wechselt die Ansicht zu einem leeren Datenblatt. Dort müssen

    • angelegen.

  • Mit der Filterfunktion können die Adressen durchsucht werden.

  • Die Funktionen “Erstellen“, “Bearbeiten“ und “Löschen“ stehen Ihnen für die Verwaltung der Adressen zur Verfügung.

    • Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

    Erstellen

    Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt

    eingetragen werden. Mit Erstellen werden die Daten gespeichert und der Empfänger angelegt.

  • Mit “Bearbeiten” wechselt die Ansicht in das gleiche Datenblatt, wo nun Änderungen vorgenommen werden können.

    • Lieferadressen

    des Lieferungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Lieferungsempfänger zu erfassen.

    Bearbeiten

    Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Lieferungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern».

    Löschen

    Lieferungsadressen, die entfernt werden sollen,

    werden

    wählen Sie per Klick auf das Kästchen

    ausgewählt

    aus und dann drücken dann

    mit einem Klick auf “Löschen” gelöscht

    1.2.3 Status

    Empfänger können die folgenden Status einnehmen:

    Status

    Symbol

    Beschreibung

    Aktiv

    Image Removed

    Der Status Aktiv sagt aus, dass für diesen Empfänger Bestellungen getätigt werden können, sowie dieser in der SYMBIO App ausgewählt werden kann.

    Inaktiv

    Image Removed

    Durch den Status inaktiv können keine Bestellungen für diesen Empfänger durchgeführt werden. Diese Empfänger sind in der SYMBIO App ausgeblendet.

    Der Status von Empfängern kann

    auf «Löschen».

    Lieferadressen Verwaltung.pngImage Added

    Status

    Sie können den Status von Empfängern (d.h. von Aktiv auf Inaktiv bzw. andersherum

    geändert werden. Dafür müssen

    ) ändern.

    In der Übersichtstabelle können Sie dies folgendermassen tun: Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen

    angewählt werden

    aus. Anschliessend

    kann

    ändern Sie mit einem Klick auf den Button

    “Aktivieren

    «Aktivieren/

    Deaktivieren”

    Deaktivieren» der Status wie gewünscht

    geändert werden

    .

    Der Status eines Empfängers kann genauso auf der Detailseite verändert werden. Nachdem diese aufgerufen wurde, kann in der Funktionenleiste der Button “Deaktivieren” bzw. “Aktivieren” gedrückt werden, um das Empfängerkonto in einen anderen Status zu versetzen.

    1.2.4 Löschen

    Image Removed

    Löschen

    Um Empfängerkonten zu löschen bieten sich zwei Möglichkeiten an

    Auf der Detailseite können Sie den Status ebenfalls ändern. Nachdem Sie diese aufgerufen haben, drücken Sie in der Funktionenleiste den Button «Deaktivieren» bzw. «Aktivieren». Nun wird das Empfängerkonto in den gewünschten Status versetzt.

    Empfänger können folgende zwei Status einnehmen:

    Status

    Symbol

    Beschreibung

    Aktiv

    		Image Added

    Für diesen Empfänger können Bestellungen ausgelöst werden. Das Konto kann in der SYMBIO App ausgewählt werden.

    Inaktiv

    		Image Added

    Für diesen Empfänger können keine Bestellungen ausgelöst werden. Der Empfänger wird in der SYMBIO App ausgeblendet.

    Image AddedImage Added

    Löschen

    Empfängerkonten können Sie auf zwei Wege löschen:

    1. Die Auswahl in der Übersichtsseite:

    Das zu löschende Konto muss per

    1. Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen

    ausgewählt werden

    1. aus. Anschliessend

    wird der Button “Löschen” betätigt

    1. klicken Sie auf den Button «Löschen». Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, um die Löschung zu bestätigen oder abzubrechen. Wenn Sie das Empfängerkonto

    entfernt werden soll

    1. sicher entfernen wollen, dann

    muss der Benutzer

    1. bestätigen Sie dies nun

    bestätigen

    1. .

    Mit einem Klick auf “Abbrechen” wechselt die Ansicht

    1. Bei einem Abbruch wechseln Sie direkt wieder in die Gesamtübersicht, ohne

    dass der Empfänger gelöscht wurde

    1. Änderungen vorgenommen zu haben.

    2. Detailseite: Im Datenblatt des Empfängers

    kann

    1. können Sie in der Funktionenleiste

    der Button “Löschen” genutzt werden. Nachdem dieser angeklickt wurde, muss

    1. den Button «Löschen» nutzen. Nachdem Sie dort geklickt haben, müssen Sie die Löschung in einem neuen Dialogfeld

    bestätigt werden. Bei einem Abbruch

    1. bestätigen. Sie können diese auch abbrechen, dann wechselt die Ansicht wieder auf die Detailseite, ohne dass das betreffende Konto gelöscht wurde.

    Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.

    Note

    Wichtig! Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.

    Image AddedImage Added