In der Tabelle werden alle für die Bestellung relevanten Daten angezeigt:
Bestellnummer
Bestelldatum
Wunschlieferdatum
Auftraggeber
Name und Nummer des Empfängers
Auftragssumme
Status
Sie können die Übersicht jederzeit durchsuchen und ordnen. Für präzise Ergebnisse nutzen Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter».
Alle Aufträge können Sie als PDF herunterladen oder als openTRANS exportieren.
Die Auftragsbestätigung versenden wir zusätzlich per E-Mail: Neben der angefügten PDF-Datei erhalten Sie auch einen Link zum jeweiligen Auftrag, mit dem Sie den aktuellen Status der Bestellung eingesehen können.
In der Gesamtübersicht lassen sich mehrere Aufträge gleichzeitig auswählen. Wenn die Bestellungen sich im Status «In Bearbeitung» befinden, können Sie dann die zur Verfügung stehenden Funktionen («Freigeben» oder «Stornieren») bei mehreren Aufträgen anwenden.
In der Übersichtstabelle klicken Sie auf einen Auftrag/eine Bestellung, um auf die Detailseite zu gelangen.
Die Informationen zur Bestellung werden in verschiedene Abschnitte unterteilt:
Bestellinformation |
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Rechnungsadresse |
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Lieferadresse |
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Artikelübersicht |
|
Einzelne Positionen in der Bestellung können Sie mit folgenden Funktionen ändern:
Rechnungs- und Lieferadresse sowie Bestellinformationen bearbeiten
Anzahl bearbeiten
Artikel hinzufügen
Artikel löschen
Artikel stornieren
Versandstatus ändern (erst nach Freigabe der Bestellung möglich)
Versandgruppe erstellen
Die einzelnen Schritte erklären wir in den nächsten Abschnitten ⤵️
Für die Verarbeitung einer Bestellung finden Sie in der Funktionenleiste folgende Optionen:
Freigeben
Stornieren
Herunterladen (PDF)
Die Felder Bestellinformationen, Rechnungs- und Lieferadresse können Sie jeweils mit einem Klick auf das blaue «🖍️ »-Symbol bearbeiten.
Bei der Bearbeitung der Rechnungs- und Lieferadresse erscheint ein neues Dialogfeld mit drei Auswahloptionen:
Erstellen einer neuen Rechnungs-/Lieferadresse | Bei Auswahl dieser Option wird ein leeres Stammdatenblatt für Empfänger eingeblendet. Für weitere Informationen zum Ausfüllen, siehe Empfänger → Manuelle Erstellung von Empfänger |
Bearbeiten einer bestehenden Rechnungs-/Lieferadresse | Bei Auswahl dieser Option wird das bestehende Stammdatenblatt des Empfängers gezeigt. Für weitere Informationen zur Bearbeitung, siehe Empfänger → Bearbeiten des Stammdatenblattes |
Auswählen einer anderen, bestehenden Rechnungs-/Lieferadresse | Bei Auswahl dieser Option erscheint eine Übersicht, die die für diesen Empfänger hinterlegten Adressdaten zu zeigen. Die Übersicht kann sortiert oder gefiltert werden. Für einen Empfänger können mehrere Lieferadressen und Rechnungsadressen erfasst werden. |
Die Bestellinformationen können Sie mit einem Klick auf das «🖍️ »-Symbol bearbeiten. Es wird ein neues Menüfeld innerhalb der Detailseite aufgeklappt, wo Sie nun ein Wunschlieferdatum (mittels eines Kalendermenüs) eingeben sowie weitere Bemerkungen zur Bestellung eintragen können.
Wenn das «🖍️ »-Symbol grau erscheint, können Sie keine Änderungen in dem entsprechenden Feld mehr vornehmen.
Wenn Sie über eine externe Bestell-API Bestellungen erhalten, dann können im Bemerkungsfeld bis zu 512 Zeichen enthalten sein. Beachten Sie aber, dass diese im Auftrags-PDF nur zweizeilig dargestellt werden.
Einstellungen für Bestellprozesse
SYMBIOCOMMERCE stellt ein automatisches und ein manuelles Freigabeverfahren zur Verfügung.
Unter Einstellungen → Bestellmanagement können Sie das Freigabeverfahren in einem Dropdown-Menü definieren:
Bei der automatischen Freigabe entsteht direkt ein Auftrag, der zur Auslieferung bereit steht.
Bei der manuellen Freigabe entsteht eine Bestellung, die erst nach einer Überprüfung zum Auftrag wird. Der Nutzer hat die Möglichkeit die Bestellung zu bearbeiten, freizugeben oder zu stornieren.
Berechtigung für Bestellbestätigungen
Als Account-Administrator können Sie andere Nutzer für die Freigabe und die Bearbeitung von Bestellungen berechtigen. Die entsprechenden Schritte vollziehen Sie im Bereich Nutzer → Rollen.
Für die Erstellung einer Rolle und die Nutzung bestehender Rollen mit definierten Rechten siehe folgende Anweisungen.
Sie können andere Nutzer für folgende Aktivitäten berechtigen:
Bestellmanagement
Bestelloperationen (d.h. Versand von Bestellungen)
Bestellbestätigungen
Für die Freigabe einer Bestellung muss der Nutzer berechtigt sein.
SYMBIOCOMMERCE unterscheidet fünf verschiedene Status von Bestellungen:
In Bearbeitung
Freigegeben
Storniert
Teilweise versandt
Versandt
Für die Bearbeitung der Aufträge können Sie unter Einstellungen → Bestellmanagement zwischen zwei Voreinstellungen wählen:
Automatisches Freigabeverfahren | Eine Bestellung erhält automatisch den Status «Freigegeben». |
Manuelles Freigabeverfahren | Eine Bestellung erhält automatisch den Status «In Bearbeitung». |
Auf der Übersichtsseite der Bestellungen gibt es die Funktionen «Freigeben» und «Stornieren».
Bei einer Bestellung, die auf dem Status «In Bearbeitung» steht, können Sie noch weitere Artikel hinzufügen oder deren Anzahl verändern. Wenn Sie die Bestellung abbrechen wollen, klicken Sie in der Funktionenleiste auf den Button «Stornieren».
Mit «Freigeben» ermöglichen Sie, dass Sie oder andere Nutzer weitere Bearbeitungsschritte an der Bestellung vornehmen können.
Das System weist Sie bei der manuellen Freigabe darauf hin, wenn ein Produkt nicht mehr verfügbar ist (etwa wegen erschöpfter Lagerbestände, Löschung oder geänderte Freigabe für das SYMBIO Netzwerk). Stornieren Sie den betreffenden Artikel, um mit der Bestellung fortfahren zu können.
Die Bestellung können Sie auch auf der Detailseite freigeben bzw. stornieren.
Nach der Freigabe kann die Bestellung nicht storniert werden.
In der Auftragsübersicht können Sie den aktuellen Status jeder Bestellung kontrollieren:
In Bearbeitung | Der Auftrag ist erstellt worden, aber noch nicht freigegeben. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
Diese Bearbeitungsschritte gibt es nur bei der manuellen Freigabe. |
Freigegeben | Der Auftrag ist freigegeben, aber der Versand hat noch nicht begonnen. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
|
Storniert | Die Bestellung ist abgebrochen worden und kann nicht mehr bearbeitet werden. |
Teilweise versandt | Der Auftrag ist freigegeben und der Versand einzelner Artikel hat bereits begonnen. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
|
Versandt | Alle Artikel in der Bestellung wurden versandt. Eine Bearbeitung ist nicht mehr möglich. |
Statusanzeige
In den Bestellpositionen auf der Detailseite eines Auftrages können Sie ebenfalls den Status einsehen.
Um den Status bearbeiten zu können, müssen Sie als Nutzer mit Ihrer Rolle dazu berechtigt sein.
Wenn Sie bei Artikeln den Status auf «Versandt» ändern wollen, müssen Sie dafür der Lieferant der entsprechenden Artikel sein.
Das System zeigt eine Bestellung erst dann als «Versandt» an, wenn die Artikel in allen Bestellpositionen als «Versandt» markiert wurden.
Die Detailseite enthält eine genaue Auflistung der in Auftrag gegebenen Artikel. Die Bestellpositionen werden mit den relevanten Informationen abgebildet:
Vorschaubild des Artikels (wenn vorhanden)
Artikelnummer
Artikelname
Lieferzeit
Status
Info (siehe Maximale Rabattüberschreitung)
Menge
Preis (sowie Versandkosten plus Gesamtsumme unterhalb der Übersicht)
Sie können die Bestellpositionen bearbeiten, solange sich die Bestellung noch im Status «In Bearbeitung» befindet. Die Prozessschritte «Artikel hinzufügen», «Artikel löschen», «Artikel stornieren» und «Anzahl bearbeiten» sind bei einer automatischen Freigabe nicht verfügbar.
So ergänzen Sie weitere Artikel in der Bestellung:
Klicken Sie in der Funktionenleiste der Bestellübersicht auf den Button «+Artikel hinzufügen».
Anschliessend wird ein neues Auswahlmenü eingeblendet, das Ihren Katalog (inkl. Partnerprodukte) anzeigt.
Zur besseren Übersicht können Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter» nutzen.
Fügen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste hinzu, indem Sie auf das kleine Kästchen links klicken.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf «Hinzufügen». Wenn Sie die Auswahl widerrufen wollen, dann klicken Sie einfach auf «Abbrechen».
Sie können Artikel aus der Bestellübersicht wieder entfernen:
Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus. Es muss aber immer ein Artikel weniger ausgewählt sein, als die gesamte Bestellung umfasst.
Klicken Sie auf den den Button «Löschen».
Es erscheint ein neues Dialogfenster. Dort schliessen Sie die Löschung mit einem Klick auf «Bestätigen» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass der/die ausgewählte(n) Artikel aus der Liste entfernt wurde(n).
Sie können einzelne Artikel in der Bestellübersicht stornieren:
Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus. Es muss aber immer ein Artikel weniger ausgewählt sein, als die gesamte Bestellung umfasst.
Klicken Sie auf den den Button «Stornieren».
Es erscheint ein neues Dialogfenster. Dort schliessen Sie die Stornierung mit einem Klick auf «Bestätigen» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass der/die ausgewählte(n) Artikel storniert wurde(n).
Die stornierte Bestellposition ist sowohl für den Nutzer als auch den Kunden weiterhin sichtbar.
Sie können bei einer Bestellpositionen kann die Mengenanzahl anpassen:
Wählen Sie einen Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus.
Klicken Sie auf den den Button «Anzahl bearbeiten».
Es erscheint ein Dialogfenster. Sie bekommen die aktuelle Anzahl der Artikel angezeigt und können diese mit Klicken auf kleinen Cursor-Symbole erhöhen oder reduzieren.
Mit einem Klick auf «Speichern» schliessen Sie die Anpassung ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass sich die Menge verändert.
Sie können die Mengenanzahl vor der Freigabe der Bestellung beliebig oft anpassen.
Nach der Freigabe einer Bestellung können Sie, wenn Sie der Lieferant sind, Ihre Sendung tracken.
Für Partnerprodukte ist diese Option nicht anwendbar.
Sie können die Option bei Bestellungen nutzen, deren Status auf «Freigegeben», aber noch nicht auf «Versandt» steht. So gehen Sie vor:
Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus.
Klicken Sie auf den den Button «Versandgruppe erstellen».
Es wird ein Eingabefeld in der Bestellübersicht eingeblendet. Dort sehen Sie eine Zeile für die Verfolgungsnummer und den Verfolgungslink sowie den/die ausgewählten Artikel.
Tragen Sie die Tracking-Informationen, d.h. Nummer und Link, für den/die entsprechenden Artikel ein.
Wenn Sie weitere Artikel zu der Versandgruppe hinzufügen wollen, wählen Sie die entsprechenden Artikel aus der Bestellübersicht aus und klicken Sie auf den Button «Artikel hinzufügen».
Alternativ können Sie auch per Drag-and-drop Artikel aus der Bestellübersicht in die Versandgruppe ziehen oder umgekehrt Artikel aus der Versandgruppe wieder in die Bestellübersicht zurücklegen.Sie können vor dem Abschicken die Mengenanzahl der bestellten Artikel verändern.
Die Eingabe schliessen Sie mit einem Klick auf «Versenden» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» wiederum beenden Sie den Vorgang, ohne dass Ihre Eingabe gespeichert werden.
Sofern Sie nicht alle Artikel in der Bestellübersicht versandt haben, wird die getrackte Lieferung von den übrigen Position abgehoben dargestellt.
Über der getrackten Lieferung sehen Sie die Verfolgungsnummer und können mit einem Klick auf das blaue Kästchen den Verfolgungslink selbst aufrufen.
Wenn Sie die Eingabe der Tracking-Informationen ändern wollen, klicken Sie auf «Sendungsverfolgung». Es erscheint ein Dialogfenster, wo Sie die bisherigen Daten aktualisieren können.
Wenn Sie ein Nutzer sind, der für die SYMBIO App die Berechtigung «Bis zu 100% Rabatt gewähren» hat, können Sie diese bei der Erstellung eines Auftrages den maximalen Rabatt überschreiten.
Diese Überschreitung des höchsten Rabattsatzes wird als Information auf der Detailseite der entsprechenden Bestellung vermerkt.
Zudem können Sie als Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung auch den maximalen Rabatt für die gesamte Warenkorbsumme überschreiten.
