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1.0 Auftragsübersicht 📋

Auftragsübersicht

Aufträge

Die

In der Auftragsverwaltung

ist

sehen Sie die Gesamtübersicht aller Aufträge.

Diese Übersicht ermöglicht insbesondere

Damit erleichtern wir Ihnen die Kontrolle der Aufträge.

In der Tabelle werden alle für die Bestellung relevanten Daten angezeigt:

  • Bestellnummer

  • Bestelldatum

  • Wunschlieferdatum

  • Auftraggeber

  • Name und Nummer des Empfängers

  • Auftragssumme

  • Status

  • Die Aufträge lassen sich nach den Parametern in der Tabelle sortieren (jeweils auf- und absteigend) und filtern (d.h. die Zeilen können nach Zahlen und Buchstaben durchsucht werden). Zudem können mit dem Button «Status» auch Aufträge, die sich in einem Prozessschritt befinden, angezeigt werden. Unter «Auftragsdatum» werden Bestellungen mit einem ausgewählten Datum angezeigt.

  • Aufträge können als PDF heruntergeladen oder als openTRANS exportiert werden.

    • Die Auftragsbestätigung wird
Info

Sie können die Übersicht jederzeit durchsuchen und ordnen. Für präzise Ergebnisse nutzen Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter».

Alle Aufträge können Sie als PDF herunterladen oder als openTRANS exportieren.

Die Auftragsbestätigung versenden wir zusätzlich per E-Mail

versendet

: Neben der angefügten PDF-Datei

ist

erhalten Sie auch

ein

einen Link zum jeweiligen Auftrag

enthalten. Mit diesem Link kann der aktuelle

, mit dem Sie den aktuellen Status der Bestellung eingesehen

werden

können.

In der Gesamtübersicht lassen sich

einzelne oder

mehrere Aufträge gleichzeitig auswählen.

Dies ermöglicht - wenn

Wenn die Bestellungen sich im Status «In Bearbeitung» befinden

- die gleichzeitige Ausführung folgender Funktionen:

  • Freigeben

    • Stornieren

    , können Sie dann die zur Verfügung stehenden Funktionen («Freigeben» oder «Stornieren») bei mehreren Aufträgen anwenden.

    2.0 Detailseite

    Detailseite

    Detailseite

    Mit einem Klick

    In der Übersichtstabelle klicken Sie auf einen Auftrag/eine Bestellung

    in der Übersichtstabelle

    ,

    wird

    um auf die Detailseite

    mit weiteren Informationen geöffnet.Für die grundsätzliche Verarbeitung einer Bestellung stehen folgende Optionen zur Auswahl

    zu gelangen.

    Die Informationen zur Bestellung werden in verschiedene Abschnitte unterteilt:

    Bestellinformation

    • Bestellnummer

    • Bestellstatus

    • Empfänger

    • Ersteller (E-Mailadresse)

    • Wunschlieferdatum

    • Bemerkung

    Rechnungsadresse

    • Name

    • Postadresse

    Lieferadresse

    • Name

    • Postadresse

    • Telefonnummer

    • E-Mailadresse

    Artikelübersicht

    • Zusätzliche Funktionen (siehe unten)

    • Artikelnummer und -name

    • Lieferzeit

    • Status

    • Menge

    • Preis

    • Versandkosten

    • Totalsumme

    Für die Verarbeitung einer Bestellung finden Sie in der Funktionenleiste folgende Optionen:

    • Freigeben

    • Stornieren

    • Herunterladen (PDF)

    Für die Bearbeitung der einzelnen

    Einzelne Positionen in der Bestellung können

    zudem folgende Funktionen genutzt werden

    Sie mit folgenden Funktionen ändern:

    • Rechnungs- und Lieferadresse sowie Bestellinformationen bearbeiten

    • Anzahl bearbeiten

    • Artikel hinzufügen

    • Artikel löschen

    • Artikel stornieren

    • Versandstatus ändern (erst nach Freigabe der Bestellung möglich)

    • Versandgruppe erstellen

    Die einzelnen Schritte erklären wir in den nächsten Abschnitten ⤵️

    2.1 Rechnungs-, Lieferadresse, Bestellinformationen

    Rechnungsadresse bearbeiten

    Lieferadresse bearbeiten

    Bestellinformationen hinterlegen

    Bearbeitung von Rechnungs- und Lieferadresse, Bestellinformationen

    Die

    Die Felder Bestellinformationen, Rechnungs- und Lieferadresse können Sie jeweils mit einem Klick auf das

    «Stift»

    blaue «🖍️ »-Symbol

    in den entsprechenden Menüfeldern angepasst werden. Automatisch öffnet sich

    bearbeiten.

    Bei der Bearbeitung der Rechnungs- und Lieferadresse erscheint ein neues Dialogfeld

    , das in

    mit drei Auswahloptionen

    unterteilt ist

    :

    Erstellen

    , um eine neue Adresse anzulegen:

    einer neuen Rechnungs-/Lieferadresse

    Bei Auswahl dieser Option

    erscheint ein neues Eingabefenster, das

    wird ein leeres Stammdatenblatt für Empfänger

    zeigt

    eingeblendet. Für weitere Informationen

    zur Erstellung

    zum Ausfüllen, siehe Empfänger → Manuelle Erstellung von Empfänger

    Bearbeiten

    , um eine bestehende Adresse zu ändern:

    einer bestehenden Rechnungs-/Lieferadresse

    Bei Auswahl dieser Option

    erscheint ein neues Eingabefenster, das

    wird das bestehende Stammdatenblatt des Empfängers

    zeigt

    gezeigt. Für weitere Informationen zur Bearbeitung, siehe Empfänger → Bearbeiten des Stammdatenblattes

    Auswählen

    , um zur

    einer anderen

    Adresse zu wechseln:

    , bestehenden Rechnungs-/Lieferadresse

    Bei Auswahl dieser Option erscheint eine Übersicht, die die für diesen Empfänger hinterlegten Adressdaten zu zeigen. Die Übersicht kann sortiert oder gefiltert werden. Für einen Empfänger können mehrere Lieferadressen und Rechnungsadressen erfasst werden.

    Die Bestellinformationen können Sie mit einem Klick auf das

    «Stift»

    «🖍️ »-Symbol

    bearbeitet werden

    bearbeiten. Es wird ein neues Menüfeld innerhalb der Detailseite aufgeklappt

    . Es kann

    , wo Sie nun ein Wunschlieferdatum (mittels eines Kalendermenüs

    eingegeben werden

    ) eingeben sowie weitere Bemerkungen zur Bestellung

    hinterlassen werden

    eintragen können.

    Wenn das «🖍️ »-Symbol grau erscheint, können Sie keine Änderungen in dem entsprechenden Feld mehr vornehmen.

    2.1 Freigabeverfahren von Aufträgen / Bestellungen

    Einstellungen für Bestellprozesse

    • SYMBIOCOMMERCE stellt ein automatisches und ein manuelles Freigabeverfahren zur Verfügung.

    • Unter Einstellungen → Bestellmanagement kann können Sie das Freigabeverfahren in einem Dropdown-Menü definiert werdendefinieren:

      • Bei der automatischen Freigabe entsteht direkt ein Auftrag, der zur Auslieferung bereit steht.

      • Bei der manuellen Freigabe entsteht eine Bestellung, die erst nach einer Überprüfung zum Auftrag wird. Der Benutzer hat die Möglichkeit die Bestellung zu bearbeiten, freizugeben oder zu stornieren.

    Berechtigung für Bestellbestätigungen

    info

    Panel
    panelIconId2757
    panelIcon:exclamation:
    panelIconText❗
    bgColor#FFFAE6

    Für die Freigabe einer Bestellung muss der Benutzer berechtigt sein.

    Der Als Account-Administrator kann können Sie andere Benutzer für die Freigabe und die Bearbeitung von Bestellungen berechtigen. Die entsprechenden Schritte vollzieht dieser vollziehen Sie im Bereich Benutzer → Rollen.

    Info

    Für die Erstellung einer Rolle und die Nutzung bestehender Rollen mit definierten Rechten siehe folgende Anweisungen.

    Um die Berechtigung zu erteilen, muss eine Rolle dem Benutzer schliesslich zugewiesen werden.

    Sie können andere Benutzer für folgende Aktivitäten berechtigen:

    • Bestellmanagement

    • Bestelloperationen (d.h. Versand von Bestellungen)

    • Bestellbestätigungen

    3.0 Bearbeitung von Aufträgen und Bestellungen

    Freigeben & Stornieren

    SYMBIOCOMMERCE unterscheidet fünf verschiedene Status von Bestellungen:

    • In Bearbeitung

    • Freigegeben

    • Storniert

    • Teilweise versandt

    • Versandt

    Mit dem automatischen Freigabeverfahren erhält eine Bestellung

    Für die Bearbeitung der Aufträge können Sie unter Einstellungen → Bestellmanagement zwischen zwei Voreinstellungen wählen:

    Automatisches Freigabeverfahren

    Eine Bestellung erhält automatisch den Status «Freigegeben».

    Falls das manuelle Freigabeverfahren eingestellt ist, ist der Bestellstatus automatisch

    Manuelles Freigabeverfahren

    Eine Bestellung erhält automatisch den Status «In Bearbeitung».

    Auf der

    Übersicht

    Übersichtsseite der Bestellungen gibt es die Funktionen «Freigeben» und «Stornieren».

    Bei einer Bestellung, die auf dem Status «In Bearbeitung» steht, können Sie noch weitere Artikel hinzufügen oder deren Anzahl verändern. Wenn Sie die Bestellung abbrechen wollen, klicken Sie in der Funktionenleiste auf den Button «Stornieren».

    Im Fall, dass ein Produkt nach dem Eingang der Bestellung

    Mit «Freigeben» ermöglichen Sie, dass Sie oder andere Benutzer weitere Bearbeitungsschritte an der Bestellung vornehmen können.

    Panel
    panelIconId2757
    panelIcon:exclamation:
    panelIconText❗
    bgColor#FFFAE6

    Nach der Freigabe kann die Bestellung nicht storniert werden.

    Info

    Das System weist Sie bei der manuellen Freigabe darauf hin, wenn ein Produkt nicht mehr verfügbar ist

    - etwa durch fehlende Verfügbarkeit

    (etwa wegen erschöpfter Lagerbestände, Löschung oder geänderte Freigabe für das SYMBIO Netzwerk

    - wird beim Freigeben durch das System darauf hingewiesen. Der Artikel muss dann storniert werden

    ). Stornieren Sie den betreffenden Artikel, um mit der Bestellung fortfahren zu können.

    Diese Situation setzt die manuelle Freigabe von Bestellungen voraus.

  • Mit einem Klick auf «Freigeben» in der oberen Funktionenleiste der Detailseite erfolgt die Freigabe des Auftrags. Damit kann der Benutzer die weiteren Bearbeitungsschritte vornehmen.

  • Die Option «Stornieren» in der oberen Funktionenleiste und in der Positionenübersicht steht nur vor der Freigabe einer Bestellung zur Verfügung.

    • Panel
    panelIconId1f4a1
    panelIcon:bulb:
    panelIconText💡
    bgColor#EAE6FF

    Die Bestellung können Sie auch auf der Detailseite freigeben bzw. stornieren.

    3.1 Status und Statusanzeige

    Image Removed

    Status

    • In der Übersicht der bestellten Artikel können für alle oder nur einzelne Artikel

    • Wenn die Bestellung freigegeben wird, wird der Bestellstatus «Freigegeben» angezeigt.

    • Wenn die Bestellung storniert wird, wird der Bestellstatus «Storniert» angezeigt.

    • Wird ein Produkt mit «Versenden» markiert, wird der Status «Versandt» angezeigt.

    Image Removed

    Statusanzeige

  • Der Lieferant kann nur für eigene Produkte die Statusinfo «Versenden» in das System eingeben.

  • Für eine Bestellung mit mehreren Produkten wird der Status der Bestellung «Teilweise versandt» angezeigt, wenn nicht alle Produkte dieser Bestellung versendet wurden.

    • Erst mit dem Versenden aller Produkte erhält die Bestellung den Status «Versandt»
    Auftragsübersicht Status.pngImage Added

    In der Auftragsübersicht können Sie den aktuellen Status jeder Bestellung kontrollieren:

    In Bearbeitung

    Der Auftrag ist erstellt worden, aber noch nicht freigegeben. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

    • Stornieren

    • Freigeben

    • Artikel hinzufügen oder löschen

    • Anzahl der Artikel erhöhen oder reduzieren

    • Rechnungs-, Lieferadresse und Bestellinformationen verändern

    Info

    Diese Bearbeitungsschritte gibt es nur bei der manuellen Freigabe.

    Freigegeben

    Der Auftrag ist freigegeben, aber der Versand hat noch nicht begonnen. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

    • Versandgruppe erstellen

    Storniert

    Die Bestellung ist abgebrochen worden und kann nicht mehr bearbeitet werden.

    Teilweise versandt

    Der Auftrag ist freigegeben und der Versand einzelner Artikel hat bereits begonnen. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

    • Versandgruppe erstellen

    Versandt

    Alle Artikel in der Bestellung wurden versandt. Eine Bearbeitung ist nicht mehr möglich.

    Bestellübersicht Status.pngImage Added

    Bestellübersicht - Statusanzeige

    Statusanzeige

    In den Bestellpositionen auf der Detailseite eines Auftrages können Sie ebenfalls den Status einsehen.

    Um den Status bearbeiten zu können, müssen Sie als Benutzer mit Ihrer Rolle dazu berechtigt sein.

    Wenn Sie bei Artikeln den Status auf «Versandt» ändern wollen, müssen Sie dafür der Lieferant der entsprechenden Artikel sein.

    Das System zeigt eine Bestellung erst dann als «Versandt» an, wenn die Artikel in allen Bestellpositionen als «Versandt» markiert wurden.

    3.2 Übersicht über Bestellpositionen

    3.2.1 Artikel hinzufügen

    Image RemovedÜbersicht Bestellpositionen.pngImage Added

    Übersicht der Bestellpositionen

    Image RemovedArtikel hinzufügen

    über die Bestellpositionen

    Die Detailseite enthält eine genaue Auflistung der in Auftrag gegebenen Artikel. Die Bestellpositionen werden mit den relevanten Informationen abgebildet:

    • Vorschaubild des Artikels (wenn vorhanden)

    • Artikelnummer

    • Artikelname

    • Lieferzeit

    • Status

    • Info (siehe Maximale Rabattüberschreitung)

    • Menge

    • Preis (sowie Versandkosten plus Gesamtsumme unterhalb der Übersicht)

      Die Bestellpositionen können zudem bearbeitet werden, solange die Bestellung sich

    3.2.1 Artikel hinzufügen

    Image AddedImage Added
    Info

    Sie können die Bestellpositionen bearbeiten, solange sichdie Bestellung noch im Status «In Bearbeitung» befindet.

  • Mit dem Button «+Artikel hinzufügen» kann die Bestellung um weitere Artikel, die bisher noch nicht in Auftrag gegeben waren, ergänzt werden. Der Vorgang wird nach der Auswahl der Artikel mit einem Klick auf «Hinzufügen» abgeschlossen.

    • Nach dem Klick auf den Button

    Die Prozessschritte «Artikel hinzufügen», «Artikel löschen», «Artikel stornieren» und «Anzahl bearbeiten» sind bei einer automatischen Freigabe nicht verfügbar.

    So ergänzen Sie weitere Artikel in der Bestellung:

    1. Klicken Sie in der Funktionenleiste der Bestellübersicht auf den Button «+Artikel hinzufügen».

    2. Anschliessend wird ein neues Auswahlmenü eingeblendet, das

    den Katalog des Benutzers zeigt. Die Übersicht kann gefiltert und sortiert werden. Zudem kann die Anzeige umgestellt werden, sodass nur noch Artikel einer bestimmten Kategorie und/oder eines bestimmten Anbieters erscheinen

    1. Ihren Katalog (inkl. Partnerprodukte) anzeigt.

    2. Zur besseren Übersicht können Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter» nutzen.

    3. Fügen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste hinzu, indem Sie auf das kleine Kästchen links klicken.

    4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf «Hinzufügen». Wenn Sie die Auswahl widerrufen wollen, dann klicken Sie einfach auf «Abbrechen».

    3.2.2 Artikel löschen

    Artikel löschen

    Aus den Bestellpositionen können Artikel gelöscht werden. Dafür müssen die entsprechenden Artikel ausgewählt werden. Anschliessend kann der Löschvorgang mit einem Klick auf «Löschen» begonnen werden

    Sie können Artikel aus der Bestellübersicht wieder entfernen:

    1. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus. Es muss aber immer ein Artikel weniger ausgewählt sein, als die gesamte Bestellung umfasst.

    2. Klicken Sie auf den den Button «Löschen».

    3. Es erscheint ein

    Dialogfenster, bei dem

    1. neues Dialogfenster. Dort schliessen Sie die Löschung mit einem Klick auf

    «Bestätigen» abgeschlossen oder mit «Abbrechen» nicht vollzogen wird

    1. «Bestätigen» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass der/die ausgewählte(n) Artikel aus der Liste entfernt wurde(n).

    3.2.3 Artikel stornieren

    Artikel stornieren

    Aus den Bestellpositionen

    Sie können

    Artikel storniert werden. Dafür müssen die entsprechenden Artikel ausgewählt werden. Anschliessend kann die Stornierung mit einem Klick auf «Stornieren» eingeleitet werden

    einzelne Artikel in der Bestellübersicht stornieren:

    1. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus. Es muss aber immer ein Artikel weniger ausgewählt sein, als die gesamte Bestellung umfasst.

    2. Klicken Sie auf den den Button «Stornieren».

    3. Es erscheint ein

    Dialogfenster, bei dem

    1. neues Dialogfenster. Dort schliessen Sie die Stornierung mit einem Klick auf «Bestätigen»

    abgeschlossen oder mit «Abbrechen» nicht vollzogen wird.Nach der Stornierung ist die Bestellposition für den Benutzer

    1. ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass der/die ausgewählte(n) Artikel storniert wurde(n).

    Info

    Die stornierte Bestellposition ist sowohl für den Benutzer als auch den Kunden weiterhin sichtbar.

    3.2.4 Anzahl bearbeiten

    Anzahl bearbeiten

    In den

    Sie können bei einer Bestellpositionen kann die

    Anzahl der georderten Artikel angepasst werden. Dafür muss der entsprechende Artikel ausgewählt werden und dann der Button «Anzahl bearbeiten» angeklickt werden

    Mengenanzahl anpassen:

    1. Wählen Sie einen Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus.

    2. Klicken Sie auf den den Button «Anzahl bearbeiten».

    3. Es erscheint ein

    nun

    1. Dialogfenster

    , wo die neue Anzahl der Artikel eingegeben werden kann

    1. . Sie bekommen die aktuelle Anzahl der Artikel angezeigt und können diese mit Klicken auf kleinen Cursor-Symbole erhöhen oder reduzieren.

    2. Mit einem Klick auf «Speichern» schliessen Sie die Anpassung ab. Mit einem Klick auf

    «Bestätigen» wird der Vorgang abgeschlossen

    1. «Abbrechen» verlassen Sie das Fenster, ohne dass sich die Menge verändert.

    Info

    Sie können die Mengenanzahl vor der Freigabe der Bestellung beliebig oft anpassen.

    3.2.5 Versandgruppe erstellen

    Nun ändert sich der Status in “Versandt"

    Lieferanten haben die exklusive Option, dass sie zu versendende Pakete erfassen und Tracking-Informationen für Bestellungen eingeben können.

    Die Option kann genutzt werden, sofern der Auftrag sich noch in der Bearbeitung befindet und sofern der Benutzer in seiner Rolle auch die entsprechende Berechtigung hat.

    Gehen Sie dafür in die Auftragsübersicht. Wählen Sie den entsprechenden Artikel aus. Klicken Sie den nun aufleuchtenden Button "Versandgruppe erstellen".

    Anschliessend erscheint ein Untermenü. Dort tragen Sie die folgenden Details ein: Tracking-Nummer und Link.

    Sie können noch die Artikel-Mengen anpassen. Klicken Sie, wenn das Paket bereit ist, auf “Artikel hinzufügen” und danach auf “Versenden”. Bei einem Klick auf “Abbrechen” gehen alle Änderungen ohne Speichern verloren.

    Sendungsverfolgung.pngImage Added

    Nach der Freigabe einer Bestellung können Sie, wenn Sie der Lieferant sind, Ihre Sendung tracken.

    Note

    Für Partnerprodukte ist diese Option nicht anwendbar.

    Sie können die Option bei Bestellungen nutzen, deren Status auf «Freigegeben», aber noch nicht auf «Versandt» steht. So gehen Sie vor:

    1. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste durch Klick auf das kleine Kästchen links aus.

    2. Klicken Sie auf den den Button «Versandgruppe erstellen».

    3. Es wird ein Eingabefeld in der Bestellübersicht eingeblendet. Dort sehen Sie eine Zeile für die Verfolgungsnummer und den Verfolgungslink sowie den/die ausgewählten Artikel.

    4. Tragen Sie die Tracking-Informationen, d.h. Nummer und Link, für den/die entsprechenden Artikel ein.

    5. Wenn Sie weitere Artikel zu der Versandgruppe hinzufügen wollen, wählen Sie die entsprechenden Artikel aus der Bestellübersicht aus und klicken Sie auf den Button «Artikel hinzufügen».
      Alternativ können Sie auch per Drag-and-drop Artikel aus der Bestellübersicht in die Versandgruppe ziehen oder umgekehrt Artikel aus der Versandgruppe wieder in die Bestellübersicht zurücklegen.

    6. Sie können vor dem Abschicken die Mengenanzahl der bestellten Artikel verändern.

    7. Die Eingabe schliessen Sie mit einem Klick auf «Versenden» ab. Mit einem Klick auf «Abbrechen» wiederum beenden Sie den Vorgang, ohne dass Ihre Eingabe gespeichert werden.

    Sofern Sie nicht alle Artikel in der Bestellübersicht versandt haben, wird die getrackte Lieferung von den übrigen Position abgehoben dargestellt.

    Über der getrackten Lieferung sehen Sie die Verfolgungsnummer und können mit einem Klick auf das blaue Kästchen den Verfolgungslink selbst aufrufen.

    Wenn Sie die Eingabe der Tracking-Informationen ändern wollen, klicken Sie auf «Sendungsverfolgung». Es erscheint ein Dialogfenster, wo Sie die bisherigen Daten aktualisieren können.

    3.3 Maximale Rabattüberschreitung

    Maximale Rabattüberschreitung

    Benutzer mit

    Wenn Sie ein Benutzer sind, der für die SYMBIO App die Berechtigung «Bis zu 100% Rabatt gewähren»

    können beim Erstellen einer Bestellung

    hat, können Sie diese bei der Erstellung eines Auftrages den maximalen Rabatt überschreiten.

    Wenn der maximale Rabatt überschritten wird, ist die Information in der Detailseite

    Diese Überschreitung des höchsten Rabattsatzes wird als Information auf der Detailseite der entsprechenden Bestellung vermerkt.

    Zudem können Sie als Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung

    können zudem

    auch den maximalen Rabatt für die gesamte Warenkorbsumme überschreiten.