Aufträge

• Die Auftragsverwaltung ist die Gesamtübersicht aller Aufträge.

• Diese Übersicht ermöglicht insbesondere die Kontrolle der Aufträge.

• In der Tabelle werden alle für die Bestellung relevanten Daten angezeigt:

  • Bestellnummer

  • Bestelldatum

  • Wunschlieferdatum

  • Auftraggeber

  • Name und Nummer des Empfängers

  • Auftragssumme

  • Status

• Die Aufträge lassen sich nach den Parametern in der Tabelle sortieren (jeweils auf- und absteigend) und filtern (d.h. die Zeilen können nach Zahlen und Buchstaben durchsucht werden). Zudem können mit dem Button «Status» auch Aufträge, die sich in einem Prozessschritt befinden, angezeigt werden. Unter «Auftragsdatum» werden Bestellungen mit einem ausgewählten Datum angezeigt.

• Aufträge können als PDF heruntergeladen oder als openTRANS exportiert werden.

• Die Auftragsbestätigung wird zusätzlich per E-Mail versendet: Neben der angefügten PDF-Datei ist auch ein Link zum jeweiligen Auftrag enthalten. Mit diesem Link kann der aktuelle Status der Bestellung eingesehen werden.

• In der Gesamtübersicht lassen sich einzelne oder mehrere Aufträge gleichzeitig auswählen. Dies ermöglicht - wenn die Bestellungen sich im Status «In Bearbeitung» befinden - die gleichzeitige Ausführung folgender Funktionen:

  • Freigeben

  • Stornieren

Detailseite

• Mit einem Klick auf einen Auftrag/eine Bestellung in der Übersichtstabelle, wird die Detailseite mit weiteren Informationen geöffnet.

• Für die grundsätzliche Verarbeitung einer Bestellung stehen folgende Optionen zur Auswahl:

  • Freigeben

  • Stornieren

  • Herunterladen (PDF)

• Für die Bearbeitung der einzelnen Positionen in der Bestellung können zudem folgende Funktionen genutzt werden:

  • Rechnungs- und Lieferadresse sowie Bestellinformationen bearbeiten

  • Anzahl bearbeiten

  • Artikel hinzufügen

  • Artikel löschen

  • Artikel stornieren

  • Versandstatus ändern (erst nach Freigabe der Bestellung möglich)

Bearbeitung von Rechnungs- und Lieferadresse, Bestellinformationen

• Die Rechnungs- und Lieferadresse können mit einem Klick auf das «Stift»-Symbol in den entsprechenden Menüfeldern angepasst werden. Automatisch öffnet sich ein neues Dialogfeld, das in drei Auswahloptionen unterteilt ist:

  • Erstellen, um eine neue Adresse anzulegen: Bei Auswahl dieser Option erscheint ein neues Eingabefenster, das ein leeres Stammdatenblatt für Empfänger zeigt. Für weitere Informationen zur Erstellung, siehe Empfänger → Manuelle Erstellung von Empfänger

  • Bearbeiten, um eine bestehende Adresse zu ändern: Bei Auswahl dieser Option erscheint ein neues Eingabefenster, das das bestehende Stammdatenblatt des Empfängers zeigt. Für weitere Informationen zur Bearbeitung, siehe Empfänger → Bearbeiten des Stammdatenblattes

  • Auswählen, um zur einer anderen Adresse zu wechseln: Bei Auswahl dieser Option erscheint eine Übersicht, die die für diesen Empfänger hinterlegten Adressdaten zu zeigen. Die Übersicht kann sortiert oder gefiltert werden. Für einen Empfänger können mehrere Lieferadressen und Rechnungsadressen erfasst werden.

• Die Bestellinformationen können mit einem Klick auf das «Stift»-Symbol bearbeitet werden. Es wird ein neues Menüfeld innerhalb der Detailseite aufgeklappt. Es kann nun ein Wunschlieferdatum mittels eines Kalendermenüs eingegeben werden sowie weitere Bemerkungen zur Bestellung hinterlassen werden.

Einstellungen für Bestellprozesse

• SYMBIOCOMMERCE stellt ein automatisches und ein manuelles Freigabeverfahren zur Verfügung.

• Unter Einstellungen → Bestellmanagement kann das Freigabeverfahren in einem Dropdown-Menü definiert werden:

  • Bei der automatischen Freigabe entsteht direkt ein Auftrag, der zur Auslieferung bereit steht.

  • Bei der manuellen Freigabe entsteht eine Bestellung, die erst nach einer Überprüfung zum Auftrag wird. Der Benutzer hat die Möglichkeit die Bestellung zu bearbeiten, freizugeben oder zu stornieren.

Berechtigung für Bestellbestätigungen

Der Account-Administrator kann Benutzer für die Freigabe und die Bearbeitung von Bestellungen berechtigen. Die entsprechenden Schritte vollzieht dieser im Bereich Benutzer → Rollen. Für die Erstellung einer Rolle und die Nutzung bestehender Rollen mit definierten Rechten siehe folgende Anweisungen. Um die Berechtigung zu erteilen, muss eine Rolle dem Benutzer schliesslich zugewiesen werden.

Freigeben & Stornieren

• SYMBIOCOMMERCE unterscheidet fünf verschiedene Status von Bestellungen:

  • In Bearbeitung

  • Freigegeben

  • Storniert

  • Teilweise versandt

  • Versandt

• Mit dem automatischen Freigabeverfahren erhält eine Bestellung automatisch den Status «Freigegeben».

• Falls das manuelle Freigabeverfahren eingestellt ist, ist der Bestellstatus automatisch «In Bearbeitung».

• Auf der Übersicht der Bestellungen gibt es die Funktionen «Freigeben» und «Stornieren».

• Im Fall, dass ein Produkt nach dem Eingang der Bestellung nicht mehr verfügbar ist - etwa durch fehlende Verfügbarkeit, Löschung oder geänderte Freigabe für das SYMBIO Netzwerk - wird beim Freigeben durch das System darauf hingewiesen. Der Artikel muss dann storniert werden, um mit der Bestellung fortfahren zu können. Diese Situation setzt die manuelle Freigabe von Bestellungen voraus.

• Mit einem Klick auf «Freigeben» in der oberen Funktionenleiste der Detailseite erfolgt die Freigabe des Auftrags. Damit kann der Benutzer die weiteren Bearbeitungsschritte vornehmen.

• Die Option «Stornieren» in der oberen Funktionenleiste und in der Positionenübersicht steht nur vor der Freigabe einer Bestellung zur Verfügung.

Status

• In der Übersicht der bestellten Artikel können für alle oder nur einzelne Artikel

• Wenn die Bestellung freigegeben wird, wird der Bestellstatus «Freigegeben» angezeigt.

• Wenn die Bestellung storniert wird, wird der Bestellstatus «Storniert» angezeigt.

• Wird ein Produkt mit «Versenden» markiert, wird der Status «Versandt» angezeigt.

Statusanzeige

• Der Lieferant kann nur für eigene Produkte die Statusinfo «Versenden» in das System eingeben.

• Für eine Bestellung mit mehreren Produkten wird der Status der Bestellung «Teilweise versandt» angezeigt, wenn nicht alle Produkte dieser Bestellung versendet wurden.

• Erst mit dem Versenden aller Produkte erhält die Bestellung den Status «Versandt».

• Die Detailseite enthält eine genaue Auflistung der in Auftrag gegebenen Artikel. Die Bestellpositionen werden mit den relevanten Informationen abgebildet:

  • Vorschaubild des Artikels (wenn vorhanden)

  • Artikelnummer

  • Artikelname

  • Lieferzeit

  • Status

  • Info (siehe Maximale Rabattüberschreitung)

  • Menge

  • Preis (sowie Versandkosten plus Gesamtsumme unterhalb der Übersicht)

• Die Bestellpositionen können zudem bearbeitet werden, solange die Bestellung sich noch im Status «In Bearbeitung» befindet.

• Mit dem Button «+Artikel hinzufügen» kann die Bestellung um weitere Artikel, die bisher noch nicht in Auftrag gegeben waren, ergänzt werden. Der Vorgang wird nach der Auswahl der Artikel mit einem Klick auf «Hinzufügen» abgeschlossen.

• Nach dem Klick auf den Button wird ein neues Auswahlmenü eingeblendet, das den Katalog des Benutzers zeigt. Die Übersicht kann gefiltert und sortiert werden. Zudem kann die Anzeige umgestellt werden, sodass nur noch Artikel einer bestimmten Kategorie und/oder eines bestimmten Anbieters erscheinen.

• Aus den Bestellpositionen können Artikel gelöscht werden. Dafür müssen die entsprechenden Artikel ausgewählt werden. Anschliessend kann der Löschvorgang mit einem Klick auf «Löschen» begonnen werden.

• Es erscheint ein Dialogfenster, bei dem die Löschung mit einem Klick auf «Bestätigen» abgeschlossen oder mit «Abbrechen» nicht vollzogen wird.

• Aus den Bestellpositionen können Artikel storniert werden. Dafür müssen die entsprechenden Artikel ausgewählt werden. Anschliessend kann die Stornierung mit einem Klick auf «Stornieren» eingeleitet werden.

• Es erscheint ein Dialogfenster, bei dem die Stornierung mit einem Klick auf «Bestätigen» abgeschlossen oder mit «Abbrechen» nicht vollzogen wird.

• Nach der Stornierung ist die Bestellposition für den Benutzer weiterhin sichtbar.

• In den Bestellpositionen kann die Anzahl der georderten Artikel angepasst werden. Dafür muss der entsprechende Artikel ausgewählt werden und dann der Button «Anzahl bearbeiten» angeklickt werden.

• Es erscheint ein nun Dialogfenster, wo die neue Anzahl der Artikel eingegeben werden kann. Mit einem Klick auf «Bestätigen» wird der Vorgang abgeschlossen.

Lieferanten haben die exklusive Option, dass sie zu versendende Pakete erfassen und Tracking-Informationen für Bestellungen eingeben können.

Die Option kann genutzt werden, sofern der Auftrag sich noch in der Bearbeitung befindet und sofern der Benutzer in seiner Rolle auch die entsprechende Berechtigung hat.

Gehen Sie dafür in die Auftragsübersicht. Wählen Sie den entsprechenden Artikel aus. Klicken Sie den nun aufleuchtenden Button "Versandgruppe erstellen".

Anschliessend erscheint ein Untermenü. Dort tragen Sie die folgenden Details ein: Tracking-Nummer und Link.

Sie können noch die Artikel-Mengen anpassen. Klicken Sie, wenn das Paket bereit ist, auf “Artikel hinzufügen” und danach auf “Versenden”. Bei einem Klick auf “Abbrechen” gehen alle Änderungen ohne Speichern verloren.

Nun ändert sich der Status in “Versandt".

Maximale Rabattüberschreitung

• Benutzer mit SYMBIO App Berechtigung «Bis zu 100% Rabatt gewähren» können beim Erstellen einer Bestellung den maximalen Rabatt überschreiten. Wenn der maximale Rabatt überschritten wird, ist die Information in der Detailseite vermerkt.

• Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können zudem den maximalen Rabatt für die gesamte Warenkorbsumme überschreiten.