1.0 Empfänger

Übersichtstabelle

Empfänger sind alle Kunden, denen Produkte geliefert werden sollen.
Alle wichtigen Daten zu Empfängern werden in einer Tabelle aufgelistet, enthalten sind: Empfängernummer, Name, Adresse, weitere Kontakte sowie der Status.
Die Liste lässt sich nach Ländern sortieren. Es können neue Empfänger erstellt werden, bestehende Datensätze bearbeitet oder gelöscht werden und es kann der Status von Empfänger verändert werden.
Auf SYMBIOCOMMERCE können Sie neue Empfänger mit einer Excel-Datei importieren und die bestehenden Empfänger bearbeiten. Eingepflegte Empfänger-Daten werden auch in der App ausgespielt.

Die folgenden Funktionen stehen Ihnen für die Empfängerverwaltung zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung
	Mit der Funktion “Importieren” werden Empfängerdaten auf SYMBIOCOMMERCE hochgeladen. Der Importprozess wird durch einen Stepper begleitet.
	Mit der Funktion "Bearbeiten" können Stammdaten von bereits existierenden Empfänger-Konten verändert werden.
	Mittels “Aktivieren/deaktivieren” lässt sich der Empfängerstatus ändern. Entsprechend des gesetzten Status stehen die Empfänger in der SYMBIO App zur Auswahl zur Verfügung - oder sind entsprechend ausgeblendet.
	Mit der Funktion “Löschen” wird der Empfänger aus dem System entfernt. Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung. Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.

1.1 Erstellung von Empfängern

1.1.1 Erstellung durch Import

Import

Zur Neuerstellung oder Bearbeitung von Empfänger-Konten kann die Import-Funktion genutzt werden. Hierbei wird eine Excel-Datei hochgeladen, die die Empfänger-Daten enthält und deren Inhalt dann in der Liste dargestellt wird.
Der Import-Prozess wird mit einem Klick auf “Importieren” begonnen. Anschliessend erfolgt ein Wechsel zu einem dreiteiligen Stepper.

Schritt 1: Datei hochladen

Um die Gestaltung einer Import-Datei kennenzulernen, besteht die Möglichkeit, eine Beispieldatei herunterzuladen. Diese kann als Vorlage für den Upload weitergenutzt werden.
Es gibt zwei Modi des Imports: Ein Teil- und ein Komplettimport. Bei einem Komplettimport werden bestehende Empfängerdaten überschrieben. Ein Teilimport verändert nur bestehende Konten, die sich auch in der hochgeladenen Liste wiederfinden. Eine Wahl zwischen beiden Modi muss vor dem Import erfolgen.
Die Import-Datei (Format Excel) wird ausserhalb vom Browser fertiggestellt. Nähere Informationen befinden sich unter → Aufbau der Import-Datei
Die fertiggestellte Import-Datei wird vom Benutzer entweder mittels "Drag and Drop" oder per "Browse-Funktion" zum Upload parat gemacht.

Schritt 2: Validierung

Die Import-Datei wird vor dem Abschluss des Uploads validiert. Sollte die Datei kompatibel sein und keine Fehler aufweisen erfolgt eine Weiterleitung zu Schritt 3.
Bei Unstimmigkeiten in der Datei wird eine tabellarische Übersicht gegeben. Es wird dabei unterschieden zwischen Infos (i-Zeichen), Warnungen (Ausrufezeichen im Dreieck) und Fehlern (Ausrufezeichen im Kreis). Die Liste lässt sich nach diesen Merkmalen filtern.
Der Tabelle kann die Art des Hinweises entnommen werden, in welcher Zeile und Spalte der Import-Datei sich das Problem befindet und es wird ein Kurzbeschreib angezeigt.
Informationen und Warnungen können durch einen Klick auf “Weiter” übersprungen werden. Insbesondere Warnungen sollten jedoch darauf geprüft werden, ob es durch die Datei-Upload nicht zu Nachteilen für den Benutzer kommen kann. Dies gilt bei allen Importen.
Fehler müssen korrigiert werden, um den Upload abzuschliessen zu können. Sollte der Informationstext unzureichend sein, dient die Beispieldatei als Vorlage für das korrekte Ausfüllen. Bei weiteren Unklarheiten siehe → Aufbau der Import-Datei
Sollte das Problem weiterhin bestehen, kontaktieren Sie den Support.

1.1.2 Empfängerimport - Aufbau der Import-Datei

Die Importdatei beinhaltet die folgenden Datenfelder, die in den Spalten einer Exceldatei eingetragen werden müssen:

Spalten	Beschreibung
recipientIdentification	Empfängeridentifikationsnummer
vatNumber	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
externalGroupReference
name	Name des Empfängers
street	Strasse des Empfängers
streetNumber	Hausnummer
additional	Freies Zusatzfeld, um weitere Informationen zum Empfänger mitzugeben
zipCode	Postleitzahl
city	Stadt
country	Land des Empfängers
phoneNumber	Telefonnummer
email	E-Mail-Adresse

1.1.3 Manuelle Erstellung von Empfängern

1.2 Manuelle Bearbeitung von Empfängern

Bearbeiten

Die für einen Empfänger hinterlegten Daten können jederzeit auch manuell bearbeitet werden.
Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, muss ein Empfängerkonto in der Gesamtübersicht “Empfänger” ausgewählt werden und dann “Bearbeiten” gedrückt werden.
Anschliessend wechselt die Ansicht zum Stammdatenblatt des ausgewählten Empfängers. Darin aufgeführt sind alle Daten, die entweder durch einen Datei-Import oder beim manuellen Erstellen eines Empfänger-Kontos angegeben werden.
Das Stammdatenblatt kann umgehend geändert werden. Alle Eingaben werden erst mit einem Klick auf “Speichern” gesichert, ein Abbruch der Bearbeitung führt zum Verlust aller Änderungen.
Im Bearbeitungsmodus können des Weiteren auch Rechnungs- sowie Lieferadressen verändert werden.

1.2.1 Rechnungsadressen

1.2.2 Lieferadressen

1.2.3 Status

Empfänger können die folgenden Status einnehmen:

Status

Symbol

Beschreibung

Aktiv

Der Status Aktiv sagt aus, dass für diesen Empfänger Bestellungen getätigt werden können, sowie dieser in der SYMBIO App ausgewählt werden kann.

Inaktiv

Durch den Status inaktiv können keine Bestellungen für diesen Empfänger durchgeführt werden. Diese Empfänger sind in der SYMBIO App ausgeblendet.