1.0 Empfänger
Übersichtstabelle
Empfänger sind alle Kunden, denen Sie Produkte liefern und Rechnung stellen.
Alle wichtigen Daten zu Empfängern werden in der Übersichtstabelle aufgelistet:
Empfängernummer,
Name,
Adresse,
weitere Kontakte,
der Status.
Sie können die Übersicht jederzeit durchsuchen und ordnen. Für präzise Ergebnisse nutzen Sie die Funktionen «Sortierung» und «Filter».
Funktionenleiste in der Übersichtstabelle
Funktionenleiste
Auf SYMBIOCOMMERCE können Sie die Daten von Empfängern erfassen oder bestehende Konten bearbeiten. Dies erledigen Sie entweder manuell oder über eine Import-Datei - die genauen Schritte erklären wir unten.
Die folgenden Funktionen stehen Ihnen für die Verwaltung der Empfänger-Konten zur Verfügung:
Aktion | Beschreibung |
|---|---|
 | Laden Sie eine von Ihnen zuvor bearbeitete Excel-Datei bei SYMBIOCOMMERCE hoch, die die Daten der Empfänger enthält. Der Importprozess wird durch einen Stepper begleitet. |
 | Mit der Funktion «Bearbeiten» können Sie Stammdaten von existierenden Empfänger-Konten verändern. |
 | Mittels «Aktivieren/deaktivieren» verändern Sie den Status eines Empfängers, sodass diese in der SYMBIO App zur Auswahl stehen - oder ausgeblendet werden. |
 | Mit der Funktion «Löschen» entfernen Sie den Empfänger dauerhaft aus der Liste. Bereits gelöschte Empfänger können Sie auf SYMBIOCOMMERCE nicht mit der gleichen Empfängernummer erneut anlegen. Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen. |
Eingepflegte Empfänger-Daten sowie alle Änderungen an den bestehenden Konten werden auch in der SYMBIO App ausgespielt.
2. Erstellung von Empfängern durch Import
Für die Erstellung neuer Empfänger-Konten können Sie die Import-Funktion nutzen. Dann laden Sie eine von Ihnen bearbeitete Excel-Datei hoch, die die Empfänger-Daten enthält. Diese werden anschliessend in SYMBIOCOMMERCE in der Übersichtsliste dargestellt.
Sie beginnen den Import-Prozess, indem Sie in der Funktionenleiste in der Übersichtstabelle den Button «Importieren» drücken. Daraufhin öffnet sich ein dreiteiliger Stepper. Im Folgenden führen wir Sie durch die einzelnen Prozessschritte.
Schritt 1: Datei hochladen
Um die Gestaltung einer Import-Datei kennenzulernen, sollten Sie am besten die Beispieldatei herunterladen. Diese kann zudem auch als Vorlage für den Upload dienen.
Sie wählen zunächst zwischen Import-Modi:
Komplettimport: Dabei werden auch bestehende Empfängerdaten überschrieben.
Bestehende Empfänger, die bei einem Komplettimport in der Excel-Datei nicht mehr auftauchen, werden aus der Liste entfernt.
Teilimport: Sie verändern lediglich die bestehenden Konten, die auch in der hochgeladenen Datei auftauchen.
Die Import-Datei (Excel) stellen Sie ausserhalb vom Browser selbst fertig.
Die befüllte Import-Datei fügen Sie entweder mittels «Drag and Drop» ein oder per machen Sie per «Browse»-Funktion zum Upload parat.
Schritt 2: Validierung
Die Import-Datei wird vor dem Abschluss des Uploads validiert. Sollte die Datei kompatibel sein und keine Fehler aufweisen leitet Sie das System weiter zu Schritt 3.
Das System blendet Ihnen eine Liste mit Hinweisen und Fehlermeldungen ein:
Informationen (i-Zeichen) | Können Sie durch einen Klick auf «Weiter» überspringen. |
Warnungen (Ausrufenzeichen im Dreieck) | Können Sie durch einen Klick auf «Weiter» überspringen, sollten Sie jedoch prüfen. Eventuell kann der Upload zu Nachteilen führen. |
Fehler (Ausrufezeichen im Kreis) | Müssen Sie korrigieren, bevor Sie fortfahren können. Orientieren Sie sich beim erneuten Ausfüllen am Fehlertext, der Beispieldatei und auch an den Erklärungen im Handbuch. |
In der Tabelle finden Sie aufgelistet, um welches Problem es sich handelt, es wird mit einer Kurzbeschreibung erläutert und Sie erhalten die Information, wo (d.h. in welcher Zeile und Spalte der Import-Datei) das Problem auftaucht.
Sollte ein Problem beim Upload trotz Korrekturen weiterhin bestehen, probieren Sie die manuelle Empfänger-Erstellung oder kontaktieren Sie den Support.
Schritt 3: Upload abschliessen
Im dritten und letzten Schritt erfolgt der Import der Datensätze in das System.
Bei einem erfolgreichen Import werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:
Neue Kundendaten erstellt
Löschung bestehender Kundendaten
Aktualisierung bestehender Kundendaten
Mit einem Klick auf «Empfänger anzeigen» kehren Sie zur Gesamtübersicht der Empfänger-Konten zurück.
2.1 Empfängerimport - Aufbau der Import-Datei
Die Import-Datei beinhaltet die folgenden Datenfelder, die in den Spalten eingetragen werden müssen:
Spalten | Pflichtfeld | Optional | Beschreibung |
|---|---|---|---|
Empfängernummer | x | Die Empfängernummer muss für jeden Empfänger eindeutig sein und dient als Identifikator für die entsprechenden Daten. | |
Spezifikation | x | Sie können hiermit definieren, welche Daten in der Excel-Zeile angegeben sind:
Wenn nur ein Wenn In der Beispieldatei wird gezeigt, dass der Empfänger «Sanitärleistungen Müller" jeweils zwei Rechnungsadressen und vier Lieferadressen hat. | |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | x | Bitte tragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT) ein. | |
Externe Gruppenreferenz | x | Die externe Gruppenreferenz ist ein optionales Datenfeld, das verwendet wird, um auf eine externe Gruppe oder ein externes System Bezug zu nehmen oder sie zu identifizieren. Dieses Feld ermöglicht die Verknüpfung von Datensätzen in unserem System mit entsprechenden Einträgen in einem externen System oder einer externen Gruppe. | |
Name | x | Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers. | |
Strasse | x | ||
Hausnummer | x | ||
Zusatz | x | Fügen Sie hier zusätzliche Informationen zur Adresse hinzu. | |
PLZ | x | Hier handelt es sich um die Stammdaten bzw. Liefer- oder Rechnungsadresse des Empfängers. | |
Stadt | x | ||
Telefon | x | Diese Daten dienen der Kontaktaufnahme. | |
x |
3. Manuelle Erstellung und Bearbeitung von Empfängern
3.1 Manuelle Erstellung von Empfängern
Mit der Funktion «Erstellen» können Sie ebenfalls neue Empfänger-Konten anlegen und zwar manuell auf SYMBIOCOMMERCE.
Die benötigten Daten sind die gleichen wie bei der Import-Datei:
Eindeutige Empfängernummer
Name
Post-Adresse
Kontakt (Telefon optional)
Steuernummer (optional)
Achten Sie vor Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit und Korrektheit der Datensätze.
Mit einem Klick auf «Erstellen» werden alle Angaben gespeichert. Bei einem Abbruch gehen diese jedoch verloren.
3.2 Bearbeiten des Stammdatenblattes
Die für einen Empfänger hinterlegten Daten können Sie jederzeit auch manuell bearbeiten.
Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus zu gelangen:
Sie wählen ein Empfängerkonto in der Gesamtübersicht aus (Klick auf das Kästchen) und drücken dann auf «Bearbeiten».
Sie öffnen die Detailseite durch einen direkten Klick auf den Eintrag des Empfängerkontos in der Übersicht. In diesem Fall wechseln Sie auf der Detailseite in den Bearbeitungsmodus.
Anschliessend wechselt die Ansicht zum Stammdatenblatt des ausgewählten Empfängers im Bearbeitungsmodus. Darin aufgeführt sind alle Daten, die Sie entweder durch einen Datei-Import oder beim manuellen Erstellen eines Empfänger-Kontos angegeben haben.
An dem Stammdatenblatt können Sie umgehend Änderungen vornehmen. Alle Eingaben sichern Sie schliesslich mit einem Klick auf «Speichern». Ein Abbruch der Bearbeitung führt zum Verlust aller Änderungen.
Über die Detailseite des Empfängers gelangen Sie dann auch zu den Rechnungs- sowie Lieferadressen.
3.3 Rechnungsadressen
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Rechnungsadressen wechseln.
Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Rechnungsadresse verwendet. Eine abweichende Rechnungsadresse können Sie in diesem Bereich angelegen.
Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Erstellen | Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt des Rechnungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Rechnungsempfänger zu erfassen. |
Bearbeiten | Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Rechnungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern». |
Löschen | Rechnungsadressen, die entfernt werden sollen, wählen Sie per Klick auf das Kästchen aus und dann drücken dann auf «Löschen». |
3.4 Lieferadressen
Erstellen, Bearbeiten & Löschen
Nachdem Sie die Detail eines Empfängerkontos geöffnet haben, können Sie im Reiter auf Lieferadressen wechseln.
Grundsätzlich wird die bestehende Empfängeradresse als Lieferadresse verwendet. Eine abweichende Lieferadresse können Sie in diesem Bereich angelegen.
Für die Verwaltung der Adressen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Erstellen | Die Ansicht wechselt zu einem leeren Datenblatt, wo Sie Name, Adresse und optional auch eine Telefonnummer als Kontakt des Lieferungsempfängers eintragen können. Klicken Sie auf «Speichern», um den Lieferungsempfänger zu erfassen. |
Bearbeiten | Die Ansicht wechselt zu dem Datenblatt eines bestehenden Lieferungsempfängers. Dort können Sie nun alle gewünschten Änderungen vornehmen. Diese sichern Sie mit einem Klick auf «Speichern». |
Löschen | Lieferungsadressen, die entfernt werden sollen, wählen Sie per Klick auf das Kästchen aus und dann drücken dann auf «Löschen». |
3.5 Status
Statusänderung in der Übersichtstabelle
Statusänderung auf der Detailseite
Sie können den Status von Empfängern (d.h. von Aktiv auf Inaktiv bzw. andersherum) ändern.
In der Übersichtstabelle können Sie dies folgendermassen tun: Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen aus. Anschliessend ändern Sie mit einem Klick auf den Button «Aktivieren/Deaktivieren» der Status wie gewünscht.
Auf der Detailseite können Sie den Status ebenfalls ändern. Nachdem Sie diese aufgerufen haben, drücken Sie in der Funktionenleiste den Button «Deaktivieren» bzw. «Aktivieren». Nun wird das Empfängerkonto in den gewünschten Status versetzt.
Empfänger können folgende zwei Status einnehmen:
Status | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
Aktiv |  | Für diesen Empfänger können Bestellungen ausgelöst werden. Das Konto kann in der SYMBIO App ausgewählt werden. |
Inaktiv |  | Für diesen Empfänger können keine Bestellungen ausgelöst werden. Der Empfänger wird in der SYMBIO App ausgeblendet. |
3.6 Löschen
Empfängerkonten können Sie auf zwei Wege löschen:
Die Auswahl in der Übersichtsseite: Wählen Sie die entsprechenden Konten mit einem Klick auf das nebenstehende Kästchen aus. Anschliessend klicken Sie auf den Button «Löschen». Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, um die Löschung zu bestätigen oder abzubrechen. Wenn Sie das Empfängerkonto sicher entfernen wollen, dann bestätigen Sie dies nun. Bei einem Abbruch wechseln Sie direkt wieder in die Gesamtübersicht, ohne Änderungen vorgenommen zu haben.
Detailseite: Im Datenblatt des Empfängers können Sie in der Funktionenleiste den Button «Löschen» nutzen. Nachdem Sie dort geklickt haben, müssen Sie die Löschung in einem neuen Dialogfeld bestätigen. Sie können diese auch abbrechen, dann wechselt die Ansicht wieder auf die Detailseite, ohne dass das betreffende Konto gelöscht wurde.
Bereits gelöschte Empfänger können auf SYMBIOCOMMERCE mit der gleichen Empfängernummer nicht erneut angelegt werden. SYMBIOCOMMERCE identifiziert die Empfänger anhand der Empfängernummer eindeutig und speichert alle Daten von Empfängern für die zukünftige Verwendung.
Wichtig! Die Bestellungen von Empfängern dürfen nicht gelöscht werden und die gelöschten Empfängern sollen auch identifizierbar sein, falls die Bestelldaten in Zukunft verwendet werden müssen.